A raíz de la aprobación de la ley que establece la obligatoriedad de llevar a cabo un registro diario de la jornada laboral, las empresas han tenido que adaptarse a los nuevos requerimientos para cumplir con lo establecido por la legislación vigente y almacenar las horas de entrada y salida de cada empleado, con el fin de garantizar el cumplimiento de las horas estipuladas por contrato para evitar que se produzca tanto el doloso absentismo laboral como el impago de las horas trabajadas.
El uso de un software de control horario permite a la empresa registrar con exactitud el inicio y el fin de la jornada laboral de cada empleado, cumpliendo así con la legislación vigente.
No obstante, las empresas con menos medios económicos han optado por alternativas más tradicionales para registrar la jornada laboral de su plantilla, desde apuntar a mano en una hoja el inicio y el fin de la misma hasta crear tablas informáticas de Excel para almacenar estos datos.
En la actualidad, implementar un software de este tipo no es en absoluto costoso y permite tener un registro diario y ajustado a la realidad de la duración de la jornada laboral de cada miembro de la plantilla.
Con el fin de ayudarte a elegir cuál es mejor, vamos a proporcionarte un listado con una decena de propuestas que recogen lo mejor de lo mejor del sector. ¡Allá van los 10 mejores softwares de control horario del momento!
1. Bizneo
Es una de las opciones más completas del mercado, ya que su herramienta de control horario es solo una de las muchas que integra este programa de gestión laboral.
Es una de las opciones mejor adaptadas a las necesidades de las empresas, puesto que su módulo de gestión del tiempo incluye distintas funciones que le permite registrar la hora de inicio de sesión desde cualquier dispositivo.
Smartphones, tabletas y ordenadores son aptos para llevar a cabo el almacenamiento de los datos, almacenando una copia en la nube que se encontrará siempre a disposición de quien precise revisar los datos.
El módulo de Gestión del Tiempo incluye además funciones automatizadas de turnos, creación de cuadrantes de vacaciones, registro de justificantes médicos, opciones de descarga de informes y, en definitiva, toda la documentación relacionada con la jornada laboral de cada miembro de la plantilla.
3 aspectos que destacamos:
- Gestión local y remota de la jornada laboral.
- Cuadra turnos, gestiona vacaciones y almacena justificantes.
- Permite descargar informes y almacenarlos en XML y PDF.
2. Kenjo
Bien podría haber ocupado la primera posición, puesto que iguala en prácticamente todo a la anterior propuesta y es uno de los programas más eficientes y completos para gestionar los registros de la jornada laboral.
Entre las funcionalidades que incluye se encuentran la gestión de vacaciones, las bajas por enfermedad, las ausencias del puesto de trabajo por cuestiones de salud o de cualquier otra índole y el registro de la jornada en caso de adoptar el teletrabajo.
Las funcionalidades de Kenjo también incluyen la automatización de la emisión de boletines informativos, el envío de comunicaciones a la plantilla y expande su campo de actuación al uso de KPIs y reclutamiento, ofreciendo servicios de Recursos Humanos integrales.
3 aspectos que destacamos:
- Gestiona vacaciones, ausencias y bajas laborales.
- Cuenta con evaluadores del rendimiento y KPIs.
- Permite almacenar justificantes de ausencias.
3. TramitApp
Su premisa es tan sencilla como efectiva, ya que ofrece a cada trabajador la posibilidad de almacenar el inicio y el fin de su jornada laboral mediante su smartphone.
El fichaje se lleva a cabo con un código PIN y una fotografía que autoriza la operación y confirma la identidad del usuario, evitando usurpaciones de identidad y fraude a la hora de registrar la jornada.
Posee un geolocalizador que permite comprobar la ubicación exacta del trabajador en el momento de fichar, muy útil para quienes trabajen desde casa o su puesto de trabajo sea ambulante.
Es capaz de almacenar copias de contratos, documentos y justificantes de viaje e informes de rendimiento, sugiriendo medidas de motivación para evitar el absentismo laboral al gestionar retribuciones flexibles, registrando las incidencias de cada empleado y teniendo siempre a mano una visión global de los horarios cumplidos de manera semanal, quincenal y mensual.
3 aspectos que destacamos:
- Con funciones de geolocalización por GPS.
- Permite guardar copias de contratos e informes en PDF.
- Funciona con código PIN y reconocimiento facial.
4. BeeBole
Es una de las propuestas más ágiles del mercado, puesto que prescinde de lectores de huellas, sistemas de reconocimiento ocular y lectores de tarjetas de fichaje.
Incorpora un contador en tiempo real que tiene en cuenta los parones para almorzar, las salidas puntuales del puesto de trabajo, las ausencias programadas y las faltas justificadas.
Dispone además de un generador de telemetría que permite realizar informes estadísticos mensuales para ofrecer a la empresa una visión global de las ausencias y faltas durante el mes, además de gestionar de manera autónoma el reparto de turnos en el caso de disponer de diferentes grupos de trabajo.
3 aspectos que destacamos:
- Cuenta con modo pausa y parada.
- Reasigna horarios en función de las bajas.
- Incluye un contador que funciona 24/7.
5. Factorial
Es una de las mejores opciones para quienes busquen un sistema de registro de la jornada laboral optimizado para el teletrabajo.
Cada empleado puede registrar el inicio y el fin de su jornada laboral a través de su smartphone, pudiendo comunicar a través de la plataforma ausencias previstas y enviar la pertinente documentación que justifique la falta.
Destaca por incorporar un sistema de geolocalización de alta precisión y un emisor y lector de códigos QR, que permite acceder a la oficina virtual escaneando un código desde el móvil.
Esto permite facilitar a la empresa la información acerca de la localización del empleado en el momento de fichar, algo especialmente útil ante puestos de trabajo itinerantes o que se vean obligados, por las características de sus funciones, a desplazarse constantemente por la ciudad.
3 aspectos que destacamos:
- Su sistema de geolocalización de alta precisión.
- Incorpora lector QR para acceder a la oficina mediante el smartphone.
- Permite descargar el resumen de horas en caso de inspección.
6. PGPlanning
Está ideado para centralizar la planificación de turnos en múltiples localizaciones, de manera que el trabajador se puede conectar a cualquier dispositivo mediante un código en la web de la oficina para registrar el inicio de su jornada laboral.
La IA integrada en el software permite detectar automáticamente faltas y ausencias, que quedarán registradas para su posterior confirmación.
Cuenta con un portal que actúa de espacio común de comunicación entre la empresa y la plantilla, pudiendo acceder a distintas solicitudes como la gestión de días de vacaciones, enviar justificantes médicos, formalizar un comunicado o ponerse en contacto con un directivo en concreto.
Los avisos son enviados en tiempo real a la dirección de Recursos Humanos, y desde el panel de Administración se da respuesta inmediata al trabajador.
3 aspectos que destacamos:
- Dispone de un ágora virtual para comunicarse con la plantilla.
- Reconoce automáticamente retrasos y ausencias.
- Gestiona automáticamente vacaciones y bajas médicas.
7. MyGestion
Está especialmente pensado para la hostelería, ya que las herramientas de gestión de turnos que incluye, así como su display, forman parte de un ecosistema de funcionalidades que están ideadas exclusivamente para estos establecimientos.
Dispone de herramientas de facturación, cuadros de mando, aplicaciones acompañantes para dispositivos inalámbricos, complementos de seguridad y herramientas secundarias como extranet para clientes, editores para personalizar documentos o API para desarrolladores.
Al registro de la jornada por empleado y el sistema de partición de turnos se suma la gestión de precios y tarifas, la firma digital de albaranes, la emisión de informes globales de PYME y protocolos SSL de conexión segura.
3 aspectos que destacamos
- Ofrece soluciones integrales a la hostelería.
- Toca todos los palos: seguridad, aforos, registros horarios…
- Incluye acceso a cursos gratuitos de 45 minutos de duración.
8. Time@Work
Es una de las opciones más utilizadas por empresas cuyos trabajadores están en constante contacto con dispositivos tecnológicos.
Cuenta con herramientas específicas para medir el desempeño laboral, de modo que es capaz de contabilizarse el tiempo real de trabajo y evaluar la dedicación media de manera diaria, semanal y mensual.
Y lo mejor de todo es que no requiere de una costosa inversión, ya que trabaja 100% en la nube.
De hecho, su sistema basado en el clouding permite generar y almacenar copias de seguridad, emitir informes en PDF, CSV y Excel, además de contar con herramientas específicas de análisis y evaluación del rendimiento.
Por otra parte, cuenta con un sistema de reconocimiento de vulnerabilidades que emite alertas en caso de detectar un bajón en el rendimiento de un grupo de trabajo determinado, sugiriendo las mejores opciones para contrarrestar la tendencia negativa y mantener la productividad a un nivel óptimo.
3 aspectos que destacamos:
- Funciona 100% en la nube y no necesita de grandes inversiones.
- Emite informes completos en PDF, CSV y Excel por grupo y trabajador.
- Detecta bajones en el rendimiento y sugiere acciones para encauzar la situación.
9. Expert
Es el que cuenta con una interfaz más antigua y menos optimizada, lo que puede resultar de entrada algo chocante puesto que cuesta de dominar en los primeros compases.
Sin embargo, una vez te hagas con él podrás tener a tu alcance toda una serie de herramientas para controlar las entradas y salidas por trabajador, calculando de media el tiempo de trabajo activo de cada miembro de la plantilla y centralizando calendarios, planificando turnos y llevando a cabo una evaluación del rendimiento constante para comprobar que el rendimiento se mantenga en niveles óptimos.
Dispone de otras herramientas conjuntas, como la administración de nóminas, el cómputo de horas, la gestión de vacaciones y las evaluaciones del rendimiento y KPIs, siendo de los programas más completos que puedes encontrar en la actualidad.
3 aspectos que destacamos:
- Dispone de evaluadores del desempeño laboral.
- Registra automáticamente entradas y salidas.
- Optimiza el envío de nóminas y el recuento de horas extra.
10. JobTracker
Se trata de un programa que va mucho más allá del simple registro de la jornada, contando con funciones de evaluación del desempeño y control de salidas y entradas.
También dispone de una plataforma de almacenamiento de justificantes y documentos, geolocalización por trabajador y franja horaria, recuento de horas mensuales, gestión de turnos partidos y automatización de comunicaciones a la plantilla.
Aunque no tiene aún demasiado recorrido, en los últimos meses ha sido una de las propuestas que más se ha abierto al mundo al lanzar hasta seis versiones distintas en diferentes partes del globo, con el fin de ofrecer un servicio de gestión integral en empresas ubicadas en cualquier parte del globo.
3 aspectos que destacamos:
- Apto para empresas internacionales con sede en el extranjero.
- Ofrece servicios integrales de gestión empresarial.
- Disponible en tres packs con funciones específicas.
Recomendaciones a la hora de hacerte con el mejor software de control horario
Aunque la automatización del registro horario puede llevarse a cabo con dispositivos de identificación concretos, lo mejor es disponer de una herramienta que almacene los datos relativos al inicio y al fin de la jornada laboral.
Es común que una herramienta para el registro de la jornada laboral venga incluida en un paquete mucho más grande de programas diseñados para optimizar el rendimiento de la empresa.
En la actualidad existen varios programas capaces de ofrecerte una herramienta de control de la jornada eficiente y segura, pero es común que este tipo de programas se encuentren integrados en un ecosistema de herramientas digitales diseñadas para otros fines, como la evaluación del desempeño de la plantilla y la designación de KPIs, la automatización de notificaciones al personal de la empresa y la gestión de las vacaciones, el almacenamiento de justificantes o incluso el reconocimiento automático de faltas injustificadas.
A la hora de decantarte por un programa u otro, debes tener en cuenta los siguientes aspectos para elegir el software que mejor se adapte a las características de tu empresa:
1.- Modelos de suscripción. Es importante comprobar de qué métodos de contratación dispone cada programa, ya que te podrás encontrar desde versiones gratuitas con acceso a funciones avanzadas incorporadas hasta programas on demand que únicamente se puedan utilizar previo pago.
Estas suscripciones pueden ser, además de mensuales, trimestrales, semestrales y anuales, y de importe variable entre sí, por lo que antes de lanzarte a la piscina ten a mano la calculadora y empieza a hacer números. Hay opciones que son verdaderamente caras para lo que ofrecen.
2.- Límites de tiempo. Aunque parezca mentira, algunos programas disponen de límite de tiempo diario de uso, algo que particularmente no nos ha gustado nada. Ninguno de los programas incluidos en este ranking dispone de esta función, pero si te aventuras a elegir por ti mismo un software de control horario, comprueba que carece de límite de tiempo antes de adquirirlo.
Estos bloqueos nacen de la intención de mantener un control sobre la jornada laboral de los empleados, impidiendo a la empresa almacenar registros tras la finalización de la jornada laboral. Sin embargo, es una medida que ha demostrado ser del todo ineficaz, por lo que conviene desecharla cuanto antes para que no altere el registro de la jornada del equipo humano de la empresa.
3.- División por grupos y empleados. Aunque casi todas incluyen esta opción, no todos los programas del control horario disponen de una subdivisión de registros que permitan consultar las horas trabajadas de un trabajador concreto y de un grupo de trabajo en general.
A no ser que estemos hablando de un negocio familiar o de una pequeña empresa, siempre es recomendable optar por herramientas que cuenten con registros individuales y colectivos para que a fin de mes podamos disponer de un expediente más preciso y ajustado a la realidad, con información exhaustiva y un control pormenorizado de las horas trabajadas de cada empleado para consultar el desempeño de todos los grupos de trabajo.
Funciones comunes a todo software para el registro de la jornada laboral
No hay que ser un lince para saber que un software de control horario sirve precisamente para llevar al día el registro de la jornada laboral. Sin embargo, es tal el afán por automatizar los procesos de las empresas en la actualidad que estas herramientas se encuentran, en su mayoría, integradas en otros programas de gestión empresarial.
Un software de control horario permite almacenar los datos de inicio y finalización de la jornada, reconociendo pausas para almorzar, salidas justificadas, ausencias y bajas.
Las principales funciones de un software de control horario están todas relacionadas con el almacenamiento de la información relativa a la duración de la jornada laboral tanto de un empleado específico como de un grupo de trabajo en general, pudiendo elaborar un informe estadístico y un recuento de horas mensuales en caso de que una inspección así lo requiera.
1.- Reconocimiento de pausas, salidas y ausencias. Los programas más avanzados disponen de un sistema basado en inteligencia artificial que permite reconocer automáticamente una falta no justificada o indicar una ausencia previamente comunicada a la empresa en el registro automático de la jornada, agilizando el fichaje de la jornada y evitando errores e imprecisiones en el recuento.
Además, gran parte de estos programas cuentan con una plataforma capaz de almacenar y hacer llegar al departamento correspondiente los documentos que justifiquen la ausencia del puesto de trabajo, agilizando las comunicaciones entre la empresa y el trabajador.
2.- Guardado de justificantes e informes. A fin de mes, disponer de un recuento preciso de horas es vital no solo para presentarlo ante una posible inspección, sino para comprobar el rendimiento de los empleados y comprobar que todo está en orden.
Estos informes son almacenados de manera segura en la nube, así como los justificantes y todo tipo de documentos que permitan justificar la ausencia de un empleado específico de su puesto de trabajo.
3.- Envío y comprobación del recuento de horas. Por ley, es preciso guardar el informe de recuento de horas para tener siempre a mano los datos que demuestran que la plantilla ha cumplido con su jornada laboral, tal y como está estipulado en sus respectivos contratos.
Los programas más avanzados incluyen la opción de generar un informa con datos cruzados que permitan establecer una relación entre el rendimiento de los trabajadores y las horas trabajadas, de manera que se pueda comprobar qué empleado rinde mejor y cuál debe reordenar su metodología de trabajo para adecuarse a los estándares de la empresa.
Ventajas de utilizar un programa para gestionar el registro de la jornada laboral
Está claro que usar un software para el control de la jornada laboral agiliza el proceso de fichaje, eliminando las aglomeraciones a la entrada de la oficina, evitando la pérdida de tarjetas y la dependencia de dispositivos de dudosa eficacia.
Sin embargo, con la implementación de estos programas registrar el inicio y el fin de la jornada laboral resulta mucho más sencillo, pudiendo hacerlo incluso cuando se teletrabaja o en puestos de trabajo donde las funciones se desempeñan a pie de calle.
Los programas de registro de la jornada laboral cuentan con avanzadas herramientas de geolocalización GPS, ideal para el teletrabajo y los que se ven obligados a trabajar a pie de calle de manera indefinida.
Los beneficios de disponer de una herramienta avanzada de gestión empresarial son muy numerosos y han sido debidamente contrastados desde su aparición hace algunos años. No solo permiten automatizar todos los procesos relativos al funcionamiento interno de la empresa, sino que facilitan el cumplimiento de la jornada laboral y permiten registrar salidas, ausencias y bajas laborales, adjuntando la documentación pertinente en la plataforma virtual de comunicación.
A grandes rasgos, estas son las tres ventajas de utilizar de manera constante un software de control horario en un entorno empresarial:
1.- Informe detallado y recuento de horas. Como no podía ser de otra manera, estos programas registran el inicio y el final exactos de la jornada laboral, facilitando a la empresa información específica acerca del momento y lugar en el que cada trabajador ha iniciado su jornada.
Las herramientas más avanzadas disponen de unos sistemas de geolocalización que ubican con gran precisión a los empleados, algo especialmente útil para quienes trabajan fuera de la oficina o se ven obligados a teletrabajar fuera de su puesto de trabajo habitual.
2.- Guardado de justificantes e informes. Ante una visita médica, una salida antes de hora o cualquier otro motivo de fuerza mayor, el trabajador debe aportar una documentación que justifique el motivo de su retraso o ausencia.
Estas plataformas suelen disponer de un sistema de guardado de documentos que permiten consultar en todo momento las circunstancias de cada trabajador y comprobar las fechas en las que se han producido esos desajustes horarios.
3.- Aviso y gestión de bajas laborales. Normalmente, los programas de control horario que disponen de inteligencia artificial no solo pueden detectar de manera automática las ausencias y los retrasos, sino que pueden reflejar por sí mismos estas faltas en su tabla horaria, de forma que no sea preciso incluir datos manualmente para que se tengan en cuenta en el recuento de final de mes.
Esto es especialmente útil cuando un trabajador está de baja y el sistema detecta que existe documentación que lo justifica. En estos casos, la empresa no debe hacer nada: será el propio programa el que inserte en su tabla horaria esta situación particular.
