Apostar por la autofirma ayuda a agilizar la presentación de documentos y dinamizar los inevitables procesos burocráticos. Sobre todo en tiempos de COVID, donde la presencialidad en oficinas y organismos oficiales del Estado se ha reducido a niveles prácticamente nulos, la presentación telemática de documentación está a la orden del día. Eso sí, se requiere de un programa capaz de procesar y plasmar adecuadamente la firma electrónica para que el documento cuente con validez legal y pueda ser admitido a trámite.
Desde la declaración de la pandemia, los programas de autofirma han experimentado un índice de descargas mensuales que ha estado creciendo exponencialmente conforme la crisis se ha ido prolongando en el tiempo.
Tal y como veremos más adelante, disponer de una firma digital es fundamental para agilizar los procesos burocráticos desde casa. De hecho, desde la declaración de la pandemia han sido muy utilizados para cumplimentar formularios de prestaciones, subsidios y moratorias.
Dada la situación actual y con las limitaciones de aforo y movilidad todavía vigentes, el uso de un software de autofirma para poder presentar la documentación necesaria y que sea admitida a trámite es fundamental.
Pero no te preocupes si no estás muy puesto en el tema: nuestros expertos han confeccionado esta guía con los 8 mejores software de autofirma del momento para que conozcas cuáles son los mejores que puedes encontrar en estos momentos.
1. Sertifi
Es una de las opciones más completas del mercado actual porque dispone de todo un conjunto de características ideales para firmar documentos con todas las garantías.
Entre las funcionalidades más destacadas podemos encontrar el análisis y apertura segura de documentos, la recolección de firmas escritas a mano o la integración de las mismas en sitios web y formularios online.
También dispone de una biblioteca de firmas digitales para guardar todas las utilizadas con frecuencia. Es compatible con otras aplicaciones y dispone de una serie de herramientas avanzadas y registros de auditoría detallados para consultar en qué documentos ha sido integrada alguna de tus firmas.
Además, permite hacer un rastreo digital del documento en el que ha sido plasmada, ideal para evitar suplantaciones de identidad.
3 aspectos que destacamos:
- Rastrea el documento con la firma
- Incluye una biblioteca de firmas
- Es compatible con aplicaciones de terceros
2. JavaSign
La popular firma Java cuenta también con un potente editor de firmas que permite implementarla en gran parte de documentos y archivos multimedia.
Las firmas se almacenan en su biblioteca virtual y pueden ser integradas en formularios, documentos de texto, fotos, vídeos y cualquier archivo multimedia que se encuentre en tu equipo de sobremesa o en tu smartphone.
Eso sí, para utilizarla es precio contar con la aplicación Java Runtime Environment, que gestiona la correcta reproducción de la firma y su implementación en los archivos seleccionados.
Y si necesitas verificar la firma de un tercero no tienes por qué salirte de la aplicación, ya que el gestor de Java integra una herramienta que permite validar otras firmas que se encuentren en el propio documento, dándote la seguridad de que tu identificación digital no sufrirá riesgos.
3 aspectos que destacamos:
- Verifica las firmas de terceros
- Compatible con todo tipo de documentos y archivos
- Incluye análisis de comprobación de firmas
3. e-Sign Live
Es una de las herramientas más recomendadas para crear firmas manuscritas y almacenarlas en la biblioteca digital que integra. Permite realizar firmas con guion, autentificarla y plasmarla con su correspondiente verificación.
Se integra en otras plataformas de apertura, lectura y edición de documentos, además de integrar claves de acceso de texto SMS y poder abrir API.
Es de las opciones más completas y fáciles de usar, ya que su exportado además dispone de una función exprés para realizar una captura y almacenarla en una versión preliminar. Eso sí, es de pago (algo menos de 20 euros al mes por usuario) y dispone de dos planes, el Personal y el Enterprise, con funciones añadidas para editar y gestionar las firmas en todo tipo de entornos.
3 aspectos que destacamos:
- Compatible con claves SMS, API y SaaS
- Con doble sistema de verificación
- Proporciona acceso a varios usuarios a la vez
4. Right Signature
Otra de las opciones de pago de la categoría incluye un potente gestor y editor de firmas manuscritas que transcribe los datos de identificación a un código de barras integrado en la firma digital. Es eficaz para dar de validez legal a documentos de carácter oficial y bancario, y no precisa de registro.
Permite acceder a una potente API y a registros de auditoría pormenorizados, obtener estadísticas de rendimiento, firmar y ver notificaciones o firmar a mano documentos y extraer mediante una captura la versión digital de la misma para verificarla.
Está disponible en tres versiones: la personal, la empresarial y la empresarial plus, con planes de suscripción cuyos precios oscilan entre los 15 y los 99 euros.
3 aspectos que destacamos:
- Verifica las firmas manuscritas
- Permite capturar una firma a mano y digitalizarla
- Otorga acceso a registros de auditoría
Web oficial de Right Signature
5. CoolTweak
Aunque no es un programa de autofirmas propiamente dicho, lo cierto es que este software permite capturar una imagen y plasmarla a la misma resolución en cualquier documento o formulario, lo que en la práctica se traduce como un gestor de firmas convencional.
Presenta compatibilidad total con imágenes en formatos PNG y JPG, además de permitirte editar el tamaño e integrarla en las dimensiones deseadas.
Proporciones, color, sombreado, transparencias… El programa cuenta con todo lo necesario para integrar una firma visible en cualquier documento, aunque debes tener en cuenta que no dispone de funciones de rastreo digital que permitan verificar la autenticidad de la firma. No obstante, para plasmar tu grafía personal en un documento digital es más que válida.
3 aspectos que destacamos:
- Con herramientas de edición de firmas
- Permite sombrearla y crear transparencias
- No incluye funciones de rastreo digital
6. Xolido Sign
Si buscas un software de autofirma que apueste por la seguridad, Xolido Sign sea probablemente el que andabas buscando.
Es compatible con la apertura de documentos en Word y PDF, además de contar con lector de imágenes en PNG y JPG. Aunque su sistema se basa en la plasmación de una firma manuscrita, dispone de una herramienta de verificación que es capaz de plasmar la fecha exacta de la firma bajo el documento para dotar al mismo de mayor validez.
Dispone también de programas añadidos para exportar trabajos en múltiples formatos, además de permitirte verificar documentos de terceros para evitar la suplantación de identidad y las estafas. Y es compatible con las últimas versiones de Windows, funcionando correctamente incluso en los equipos más punteros.
3 aspectos que destacamos:
- Es compatible con archivos de Word y PDF
- Plasma la hora de la integración de la firma
- Verifica el documento para evitar estafas
7. Wacom Ink SDK
Se trata de un kit de desarrollo de software que permite añadir funciones de tinta digital a las aplicaciones que ya tienes instaladas, de manera que puedas editarlas con tinta digital para plasmar grafías, textos o números en todo documento virtual.
No es un software de autofirma propiamente dicho, ya que su función se centra más en habilitar opciones de escritura manual en soporte digital, toda una novedad en el sector, más que en crear una firma digital y permitir plasmarla en los documentos.
Sin embargo, la precisión con la que captura los añadidos y las opciones que incluye para editarlo lo han convertido en una herramienta fundamental para rellenar formularios e inscripciones a través del smartphone, la tablet o el ordenador y firmarlos electrónicamente para tramitarlos.
3 aspectos que destacamos:
- Captura grafías manuscritas con mucha precisión
- Compatible con archivos DOC, JFIF y PDF.
- Permite cumplimentar formularios en dispositivos portátiles.
8. DocuSign
Es una plataforma de firmas centrada en la autocorrección, con las herramientas necesarias para editar el tamaño y la disposición de la firma, pudiendo incluir formas dinámicas para plasmar fielmente la firma original del usuario y manteniendo la verificación digital en todo momento.
Permite capturar la firma desde un móvil y almacenarla en la biblioteca digital para insertarla desde tu smartphone en todo tipo de documentos y formularios, además de poder incluir una marca personalizable para evitar la suplantación de identidad.
Está disponible hasta en cinco planes distintos de suscripción: Individual (10 euros al mes), Profesional (20 euros al mes), Business (30 euros al mes), Prima Comercial (30 euros al mes) y Empresarial, este último con precios ajustados a los presupuestos personalizados.
3 aspectos que destacamos:
- Con validación de firma electrónica
- Cinco planes distintos para elegir
- Integra función de autocorrección
Nuestra recomendación para hacerte con el mejor software de autofirmas del momento
A la hora de utilizar un software de autofirma, debes saber que no todos captan tu sello distintivo para acuñar los documentos de la misma manera, e incluso no son todos compatibles con los mismos formatos de documentos.
Hay una gran probabilidad de que acabes haciéndote con el programa equivocado si lo eliges por tu cuenta, dadas las funciones tan distintas que incluyen y los formatos tan variopintos con los que son compatibles.
Dadas las características de estos programas, es bastante posible que yerres el tiro y acabes adquiriendo una aplicación que no te termine de satisfacer del todo. Pero no te preocupes, estamos aquí para evitarlo. Ten presente los siguientes aspectos a la hora de elegirlo.
1.- Consulta los formatos compatibles. Siempre estás a tiempo de empezar a trabajar con otros formatos de imagen, pero en caso de que no quieras hacerlo, siempre tienes la opción de ajustar el software a tus formatos favoritos. Ten en cuenta que necesitas un programa capaz de exportar las imágenes y que estas deben estar en alta resolución para poder firmar adecuadamente los documentos de manera telemática.
2.- Comprueba compatibilidades con otros dispositivos. Existen programas capaces de trasladar la información a la nube para que cuentes con tus firmas en la biblioteca digital del programa. Esto es muy útil para tenerla siempre a mano pero a buen recaudo, pudiendo recurrir a ella siempre que lo necesites. Basta con descargarla para insertarla en el documento que desees y listo.
3.- Asegúrate de que cuentan con sistemas de verificación. Una firma electrónica no es nada si no cuenta con su pertinente autorización, y en este sentido estos programas cuentan con algún sistema de identificación digital que les da validez en caso de incluirse en documentos oficiales.
Estos tipos de verificación pueden ser desde pequeños códigos de barras insertados al pie de la firma hasta un sello digital invisible o un código de rastreo virtual que permita obtener información acerca del usuario que la ha registrado, lo que da validez a la firma e identifica al usuario.
Funciones comunes a todos los software de autofirmas
Los programas de autofirmas tienen la misión de trasladar la validez legal de una firma manuscrita al terreno digital, y permiten agilizar la presentación y tramitación de documentos oficiales enviándolos telemáticamente a los organismos competentes.
Estos programas fueron creados con el objetivo de trasladar la validez legal de una firma manuscrita al terreno digital, dando la correspondiente validez a los documentos telemáticos que la incluyan y modernizando la resolución de trámites ante instituciones y organismos oficiales.
Pese a que este tipo de programas pueden presentar funcionalidades muy dispares y no todos son compatibles con los mismos sistemas de verificación, sí es cierto que todas las herramientas de las que disponen tienen una serie de objetivos comunes que te detallamos a continuación:
1.- Representar legalmente la conformidad del usuario. Al igual que ocurre con las firmas realizadas a mano, esta grafía no solo identifica al ciudadano, sino que sirve de aceptación en determinados documentos, como contratos de alquiler, ficheros bancarios o resoluciones judiciales.
La verificación de las firmas digitales sirve para dar esta misma validez a las firmas digitales, razón por la que estos servicios suelen exigir un pago periódico por prestar sus servicios: semanal, mensual o anual.
2.- Identificar a distancia a un ciudadano en concreto. Una firma confirma la identidad de un ciudadano, y su versión digital también tiene esta función.
La huella digital que deja todo acto hecho en la red permite identificar con más exactitud al ciudadano que ha emitido la firma electrónica de cualquier documento, por lo que es un método mucho más efectivo para confirmar la identidad de una persona concreta.
3.- Agilizar la resolución de trámites. La presentación telemática de documentos y formularios permite a las oficinas trabajar con más celeridad, concentrando los esfuerzos a la hora de dictar resoluciones, finalizar trámites o enviar comunicaciones.
Ha sido, y es, una herramienta indispensable a la hora de presentar documentación durante los meses de pandemia, dadas las restricciones de movilidad y el cierre de algunos de los lugares más concurridos de las ciudades.
Ventajas de utilizar un software de autofirmas
Apostar por la digitalización de la firma de documentos ofrece múltiples ventajas que conviene conocer para saber hasta qué punto puede ayudar a agilizar la presentación y tramitación de los mismos.
Firmar digitalmente los documentos ofrece la misma validez legal que una firma manuscrita y permite confirmar la identidad del individuo que ha emitido la firma con más velocidad y eficacia.
Beneficios ecológicos, económicos, de tiempo… las ventajas asociadas al uso de estos programas son muy numerosas, y precisamente por ello el uso de un software para firmar el documento es indispensable a la hora de dar validez legal si queremos presentarlo de manera telemática ante la Administración del Estado.
1.- Beneficios ecológicos. Hasta hace no mucho, para firmar un documento en casa era imprescindible sacar una copia en papel y volver a escanearlo si queríamos digitalizarlo con la firma. Estos programas, que permiten incorporar una
2.- Beneficios económicos. Al poder prescindir del papel, el gasto asociado a la adquisición de folios y tóner desaparece. Esto supone una mejora notable en la capacidad económica del usuario, que ve desaparecer de un plumazo dos conceptos de su lista de gastos para poder invertirlo en otros menesteres. Además, el coste de la presentación digital de documentos es nulo, por lo que la jugada es redonda.
3.- Ahorro de tiempo. Presentar telemáticamente un documento permite evitar desplazamientos, gastos de transporte y, en definitiva, ahorrar tiempo.
Por estos motivos, emergencias sanitarias aparte, estas herramientas son cada vez más utilizadas para agilizar los trámites administrativos y burocráticos, evitando la presencialidad, haciendo un uso más eficiente del tiempo y requiriendo menos tiempo el cumplimentar esta tarea.
