A la hora de gestionar la fidelización de clientes y tener bajo control todos los parámetros del taller, como stock de productos, reposiciones, programaciones de reparaciones o control de las jornadas laborales, un software para el taller mecánico es indispensable. Permite manejar todos estos aspectos de manera simultánea para mejorar el rendimiento del equipo que forma parte del taller, concentrando los esfuerzos en las labores más importantes.
Un software para talleres mecánicos no solo automatiza ciertos procesos de la jornada, sino que permite controlar el stock, las jornadas laborales y los encargos pendientes.
Este tipo de programas se asemejan a los tradicionales CRM, pudiendo hacer un seguimiento de los vehículos a partir de un sistema de alertas automatizadas para ofrecer un servicio post-venta a la altura.
Además, identificar posibles problemas en el vehículo en los días posteriores a la reparación es vital para obtener un valioso feedback del cliente, conocer su grado de satisfacción y proporcionarle la solución más adecuada ante un eventual contratiempo.
Para ayudarte a elegir la mejor propuesta del mercado, nuestro equipo de expertos ha elaborado una lista con los 8 mejores softwares que hay en este momento para un taller mecánico. Así te será mucho más fácil decidirte por uno.
1. TallerGP
A día de hoy es la mejor solución porque está pensado para todo tipo de talleres. Desarrollado en principio para mantener la administración del taller automatizada, en la actualidad es uno de los programas más completos para almacenar documentación en la nube, mantener controladas las finanzas del taller y registrar los encargos y las resoluciones.
Está especialmente diseñado para agilizar las labores administrativas, restando el menor tiempo posible al equipo humano para concentrar sus recursos en las reparaciones. Lo mejor de todo es que cuenta con un selector automático de prestaciones para adaptarse tanto a los talleres más modestos como a las grandes superficies de reparación.
3 aspectos que destacamos:
- Muy versátil y con funciones específicas de administración.
- Almacena datos en la nube con sistema de doble encriptación.
- Registra los horarios de la jornada e incluye servicio de fidelización.
2. Infotronic Software
Está pensado para manejar todos los aspectos de la administración del taller de manera integral, automatizando todas las comunicaciones. Su sistema de instalación está optimizado para restar el menor tiempo posible, pudiendo inicializarlo en varios equipos a la vez para que cada mecánico introduzca los datos que necesite y sincronice las fichas con la base de datos.
Es especialmente útil para instalaciones demasiado amplias o para las que cuenten con varios pisos incomunicados, ya que, al sincronizar las tareas, cada trabajador puede acceder a la situación global del taller y ver su evolución en tiempo real.
3 aspectos que destacamos:
- Sincroniza el trabajo para ofrecer una visión global del rendimiento de la empresa.
- Permite asignar un mecánico a cada proyecto desde la centralita.
- Está pensado para hacer actualizaciones rápidas fuera de horario de trabajo.
Web oficial de Infotronic Software
3. Gestaller
De entre todos los programas de talleres mecánicos gratis que existen a día de hoy en el mercado, Gestaller es el más completo. Presenta distintas funcionalidades para llevar al día la administración del taller, almacenando toda la información de los clientes para tenerla siempre disponible y actualizada.
Además, es un buen apoyo para mejorar el rendimiento financiero de la empresa y mejorar las previsiones de solvencia, emitiendo recibos y albaranes de cada proyecto y registrando el coste total de la reparación y la parte amortizada por el cliente.
Es de las mejores soluciones gratuitas, sobre todo para los talleres más humildes con poco recorrido que necesitan una ayuda para agilizar sus procesos administrativos y llevar un control de sus finanzas desde el principio.
3 aspectos que destacamos:
- Ideal para locales de reparación modestos.
- Automatiza la gestión de proyectos y la creación de bases de datos.
- Simplifica la emisión de facturas, albaranes y recibos.
4. Autosoft
Su punto fuerte es la creación de un sistema de alertas y recordatorios, que permite conocer el estado de una reparación, la evolución de la misma, los problemas identificados y el coste aproximado. Es perfecto para gestionar grandes cargas de trabajo y asignar de manera automática proyectos de reparación a todos los miembros del equipo.
También permite mejorar el servicio de atención al cliente, ya que concentra varias herramientas mediante las cuales el cliente puede ponerse en contacto con el equipo de mecánicos para hacer un seguimiento de su evaluación.
Además, la herramienta de acceso a clientes permite dar al cliente la posibilidad de realizar el mismo la consulta, añadiendo comentarios o simplemente consultando la evolución de los trabajos.
3 aspectos que destacamos:
- Una buena herramienta tanto para clientes como para mecánicos.
- Permite conocer el estado de las reparaciones en tiempo real y ajustar fechas y presupuestos.
- Con herramientas de servicio de atención al cliente integradas.
5. Visionwin
Está muy enfocado en la fidelización de clientes, elaborando estrategias propias de un programa CRM. Esto permite no solo llevar a cabo un seguimiento de las labores de reparación, sino que permite obtener un valioso feedback del cliente para conocer su grado de satisfacción y tener constancia de cualquier tipo de incidencia.
Es una de las mejores alternativas para fidelizar clientes y llevar una gestión completa de los talleres al mismo tiempo, realizando evaluaciones periódicas del rendimiento tanto a nivel general como individual.
También es una buena herramienta para automatizar la emisión de facturas, recibos y albaranes, así como para crear una copia de seguridad de cada documento en caso de necesitarlo.
3 aspectos que destacamos:
- Un completo software 3 en 1: CRM, gestión administrativa y evaluador del rendimiento.
- Permite conocer el histórico de cada vehículo para adaptar las soluciones a cada proyecto.
- Realiza aproximaciones de costes y ajusta las labores en base a los deseos del cliente.
6. Treyder
Otra de las soluciones gratuitas más eficientes diseñadas para gestionar y mejorar el rendimiento de un taller mecánico que cuenta con selector de proyectos, estado de las reparaciones, modos de cancelación y liquidación rápida.
Incorpora un sistema de alertas para contactar con los clientes y avisarles de cambios en el estado de su vehículo, amoldar las opciones de pago y fidelizar clientes, mejorando la atención personalizada e incluyendo bonificaciones por una pronta superación de la ITV.
Dispone de una interfaz muy ágil y visual, perfecta para seleccionar un proyecto y disponer en pantalla de todos los datos relativos al mismo. Esto evita la creación de pestañas secundarias que entorpecen la navegación, mejorando el rendimiento de los mecánicos tanto en los vehículos como frente a la pantalla.
3 aspectos que destacamos:
- Selector simplificado de proyectos y asignación automática de mecánicos.
- Con sistema de alertas y recordatorios para dar aviso de novedades y deadlines.
- Incluye sistemas de optimización de CRM y fidelización de clientes.
7. Softmecanicos
Aunque con menos prestaciones que el resto de sus competidores, Softmecanicos es una herramienta perfecta para empezar a familiarizarse con la informatización de las labores más elementales de un taller.
Está pensada para los talleres de nueva creación que desean empezar a implementar sistemas informáticos sencillos sin que les suponga ningún coste. El software está preparado para emitir facturas, recibos y albaranes, y permite controlar varios aspectos del taller, como el rendimiento de su equipo de trabajadores, el volumen de trabajo o los proyectos pendientes.
Trae de serie un sistema de alertas preinstalado, que permite emitir avisos ante tareas pendientes no finalizadas o la aproximación de una fecha concreta de entrega. Este sistema es apto para reparaciones, inspecciones, reposiciones y cobros.
3 aspectos que destacamos:
- La mejor opción para talleres nuevos, con opciones sencillas de gestión.
- Es totalmente gratis y renuncia al modelo de suscripción mensual.
- Con calendario interactivo para tener a mano las fechas de entrega.
8. Doscar
Es de los más apreciados gracias a su sencillísimo control y lo accesible que resulta su esquema de opciones, aunque sus funciones sí que están divididas en dos versiones para adaptarse por completo a las características de los talleres más humildes y de los más espaciosos.
Permite acceder al registro histórico de vehículos mediante la matrícula o el nombre del propietario, y dispone de herramientas secundarias para agilizar la comunicación. El programa de facturación también es enormemente útil, ya que automatiza el envío de facturas y la gestión de cobros.
3 aspectos que destacamos:
- Dos versiones adaptadas a las necesidades de todo tipo de talleres.
- Con sistemas de comunicación rápida incorporados.
- Fácil acceso al registro histórico de cada vehículo.
Nuestra recomendación a la hora de utilizar un software para talleres mecánicos
Los talleres de mecánica son lugares de trabajo con unas necesidades muy especiales. Aunque en el aspecto administrativo no se alejan demasiado de una oficina cualquiera, sí es cierto que la gestión de proyectos de reparación es importante y se lleva a cabo de manera distinta que en cualquier otro trabajo.
Los programas de gestión de talleres mecánicos tienen en cuenta las vicisitudes de estos lugares de trabajo, poniendo especial énfasis en la efectividad de las reparaciones y el cumplimiento de los plazos de entrega.
Antes de decantarte por un programa u otro es necesario que analices una serie de aspectos para corroborar que tu elección va a estar ajustada a las necesidades reales de tu taller. Nuestro equipo de expertos puede echarte una mano a la hora de tener en cuenta esta serie de factores, que te resumimos a continuación:
1.- Capacidad organizativa. Todo va a depender de la capacidad de tu negocio. No es lo mismo un taller humilde con un equipo pequeño capaz de hacer un buen trabajo en una franja de tiempo limitada que una gran superficie con todo un equipo de trabajo y manejando un volumen de encargos que nada tiene que ver con los primeros.
Existen programas muy convincentes para los talleres más humildes, proporcionando las herramientas necesarias para optimizar el rendimiento de los mecánicos y de los encargados de gestionar el trabajo que, no obstante, sirven de poco en las grandes superficies especializadas en reparaciones de motor. Tenlo en cuenta.
2.- Dimensiones del taller. Tus capacidades de trabajo y gestión van a estar condicionadas en todo momento por el espacio del que dispongas en tu taller. A mayor espacio, mayor volumen de encargos disponibles; por tanto, mayor amplitud tendrá tu equipo de mecánicos y una mayor necesidad de gestión necesitarás en tu taller para continuar manejándote con soltura.
3.- Equipo humano delegado. El hecho de implementar un programa informático no va a ayudar por sí mismo a mejorar el rendimiento del equipo implicado: es necesario que todo el equipo sepa manejarlo.
Por eso se incide en la accesibilidad de estos programas a la hora de desarrollarlos, ya que deben estar pensados para ser manejados por todo tipo de trabajadores, desde mecánicos a gerentes.
La formación es fundamental para que el equipo en el que delegues sepa manejar con soltura el programa, que jugará un papel fundamental en la agilización de cobros, registro de vehículos y acceso a bases de datos.
Funciones comunes a todo software de taller mecánico
Cada uno con sus particularidades, todo software de taller mecánico es capaz de automatizar las labores administrativas más elementales. El hecho de poder realizar labores como emitir facturas, acceder al estado de un proyecto o encargar la reposición de piezas que no se encuentren en stock es fundamental para mejorar el rendimiento del equipo de mecánicos y ofrecer al cliente un servicio de reparación y supervisión mucho más eficiente.
Todos los software para talleres mecánicos se centran en automatizar las labores administrativas, gestionar la adjudicación de proyectos y ofrecer al cliente medios de comunicación alternativos mucho más ágiles.
Nuestros expertos en desarrollo de software para el sector de la mecánica aplicada al comercio coinciden en que, a grandes rasgos, estos son los tres objetivos comunes de todo software para talleres mecánicos:
1.- Agilizar la documentación y el registro del vehículo. Antes de dejar el coche en el taller es fundamental que el equipo acceda al registro histórico del vehículo. El cliente deberá también firmar una serie de documentos para autorizar la cesión del vehículo y declarar su conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de reparaciones mecánicas y seguridad vial, algo que puede realizarse a través de las herramientas designadas en estos programas para ello.
2.- Proporcionar justificantes de pago con validez legal. Un software para talleres mecánicos permite almacenar registros de todas las labores llevadas a cabo en el coche, emitiendo recibos, facturas y albaranes con su correspondiente desglose de conceptos.
Ante cualquier duda o reclamación es fundamental disponer de la documentación que acredite el importe de las labores llevadas a cabo, así como su pago en caso de haberse producido. Nada mejor que guardar un registro virtual de estas transacciones al que recurrir en caso de pérdida o extravío.
3.- Ofrecer al cliente un servicio de monitorización constante. Las versiones más modernas de estos programas incorporan una función de atención personalizada ininterrumpida que permiten ponerse en contacto con el taller mediante la plataforma de comunicación correspondiente.
Esto resulta de gran utilidad sobre todo ante la imposibilidad de realizar un desplazamiento o para agilizar las consultas, pudiendo dejar pequeñas anotaciones en el programa que serán leídas por el personal del taller durante su jornada.
Ventajas de utilizar un software en un taller mecánico
Está claro que automatizar los procesos administrativos es algo muy beneficioso a todos los niveles, pero un software para talleres mecánicos presenta otras ventajas que también merecen ser tenidas en cuenta.
Automatizar labores administrativas es solo la punta del iceberg de lo que un software para talleres mecánicos es capaz de hacer: gestión integral de proyectos, monitorización ininterrumpida, asignación de mecánicos automática… Las funciones van mucho más allá.
Para que te hagas una idea de hasta qué punto un software de este tipo cambia la dinámica de un taller mecánico, te ofrecemos una serie de grandes beneficios que tiene contar con un programa de estas características en tu taller.
1.- Reparto equitativo del trabajo. En los talleres más amplios se antoja indispensable contar con un equipo lo suficientemente numeroso como para llevar a buen puerto los encargos recibidos. No obstante, en las grandes superficies puede resultar complicado realizar estas asignaciones a dedo y por eso resulta mucho más justo y sencillo disponer de un programa que permita realizar asignaciones de proyectos a unos miembros específicos del equipo.
2.- Creación de archivos virtuales. Ya te hemos comentado cómo de importante resulta disponer de una copia de la documentación relativa a las labores de reparación y su correspondiente pago, pero es fundamental que el taller disponga de un almacén digital de documentos lo suficientemente seguro como para preservar la información tanto de clientes como de vehículos.
Los sistemas de encriptación actuales permiten proteger la información sensible con un sistema de verificación de identidad asociada, lo que potencia la seguridad al tiempo que permite disponer de toda la documentación necesaria a la hora de realizar consultar o adiciones a un expediente concreto.
3.- Gestión más eficiente de reposiciones y productos en stock. En resumidas cuentas, la implementación de un software mecánico permite posicionar mejor al negocio dentro de su segmento, lo que mejora a largo plazo su competitividad y el margen de beneficios.
Además de para depurar la metodología de trabajo, estos programas están concebidos para mejorar el servicio de cara al cliente con tal de fidelizarlo y establecer una relación comercial larga y próspera.
