Con el fin de automatizar las metodologías para alcanzar los objetivos propuestos de un proyecto, los software de gestión de proyectos cuentan con las herramientas necesarias para planificar automáticamente el proceso de desarrollo del mismo, realizando un seguimiento del trabajo con una periodicidad personalizada, garantizando la correcta ejecución de cada paso, controlando los balances presupuestarios y adaptando los horarios a las circunstancias y exigencias en las que se vea envuelto su equipo de desarrollo.
Un software de gestión de proyectos garantiza el cumplimiento de los objetivos establecidos, reasigna labores de manera automática y evalúa la viabilidad económica del proyecto.
En la actualidad existen programas para gestionar proyectos muy completos con funcionalidades únicas que permiten agilizar los desarrollos y garantizan que el proyecto final vea la luz en el plazo estipulado, y algunos de los mejores los hemos incluido en este ranking que te hemos preparado con los que son, a día de hoy, los 10 mejores software de gestión de proyectos.
1. Asana
Es uno de los gestores de proyectos más utilizados a nivel nacional por contar con localización a nuestro idioma. Permite programar tareas en distintos tableros y exportarlos al calendario para aplicar y comparar los plazos previstos con los avances reales, realizando una comparativa gráfica instantánea que permite consultar los avances realizados y a cuánto distan de las expectativas originales.
Incorpora un sistema de alertas individualizadas que avisan al equipo al término de una determinada tarea, esencial para cumplir deadlines concretas o diversificar proyectos de gran envergadura en otros más pequeños.
Es compatible con dispositivos con navegador web, terminales iOS y Android, permite compartir archivos multimedia y documentos de manera instantánea y cuenta con una versión gratuita que incluye algunas de sus funcionalidades estrella, como la consecución de hitos o el estado de las distintas campañas de marketing y branding.
3 aspectos que destacamos:
- Está en español
- Diversifica objetivos
- El sistema de comparativas gráficas
2. Trello
Con una interfaz muy similar a la de Asana, es un software que también funciona mediante tableros en los que es posible asignar una determinada tarea a un equipo de desarrollo específico. En su escritorio se pueden visualizar simultáneamente los distintos tableros y consultar el estado en el que se encuentran sus avances en comparación con las previsiones.
Estos tableros admiten varias opciones de personalización y pueden ordenarse en función de las prioridades del equipo de dirección: por tipos de actividades, por avances, por tareas finalizadas, por tareas pendientes… Además, cada tablero trae consigo varias cards, una suerte de post its digitales que permiten hacer anotaciones en cada uno sobre determinados aspectos a tener en cuenta.
3 aspectos que destacamos:
- La multivisión simultánea
- La integración de las cards
- La personalización de los tableros
3. Hubspot
Se trata de un software de gestión de proyectos diseñado específicamente para llevar a cabo campañas de marketing online. Integra varias plataformas en un sistema todo en uno que permite redactar artículos, subir archivos de manera simultánea, descargar y visualizar métricas, preparar estrategias de marketing por e-mail y supervisar los flujos de los canales de venta, entre otras funciones.
Es el programa perfecto para recibir y compartir el feedback recibido a través de varios canales digitales que permite cuantificar el interés de los usuarios en una campaña en concreto y en una marca en general, siendo muy utilizada para potenciar el branding en el sector empresarial.
3 aspectos que destacamos:
- Ideal para mail marketing.
- Clara visualización de métricas
- Emite sugerencias para estrategias futuras.
4. Microsoft Project
Uno de los programas más completos de gestión de proyectos es el desarrollado por la propia Microsoft, únicamente disponible mediante una licencia de usuario activa. Es perfecto tanto para proyectos de gran envergadura como para los elaborados por autónomos o pymes, por lo que se adapta a todo tipo de entornos empresariales.
Cuenta con un sistema dinámico de planificación que tiene en cuenta los cambios en los plazos del desarrollo para elaborar nuevas estrategias que mejoren la eficiencia del equipo implicado, vinculando tareas específicas a empleados concretos o equipos de trabajo y permitiendo obtener una métrica visual de sus avances, anticipando los resultados para reajustar las estrategias y los plazos establecidos en caso de necesitarlo.
Está integrado en Azure, una de las firmas líderes en cloud empresarial, y puede utilizarse en dispositivos con sistema operativo Windows, Android e iOS. Y es compatible con la instalación local, ideal para realizar seguimientos de pequeños proyectos.
3 aspectos que destacamos:
- Útil en pequeños y grandes proyectos
- Predice resultados anticipadamente
- No cuenta con plan gratuito
Web oficial de Microsoft Project
5. Podio
Especialmente pensado para dinamizar la comunicación entre miembros del equipo, Podio, que cuenta con versión para Windows, iOS y Android es una de las mejores plataformas para compartir documentos e informes estadísticos de manera instantánea.
Es compatible con la integración a plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox, pudiendo transferir los documentos alojados en la nube al momento.
Su valor añadido es que ha sido desarrollado por profesionales con amplia experiencia la formación y dinamización de proyectos. Desde su lanzamiento, ha sido una herramienta clave para gestionar los proyectos de algunas de las empresas más fuertes a nivel mundial, como Sony o Volvo.
Está disponible de manera gratuita, aunque ciertas funcionalidades forman parte de los distintos planes de pago e integra compras dentro de la propia aplicación.
3 aspectos que destacamos
- Integra plataforma de chat
- Se sincroniza con Drive y Dropbox
- Tres planes de suscripción disponibles
6. Holded
Su rasgo distintivo es que aúna en un solo servicio las funcionalidades de un gestor de proyectos con otro de finanzas, evaluando la rentabilidad en tiempo real de los proyectos y ajustando los recursos al presupuesto asignado.
Su función de estudios financieros permite realizar estimaciones de sobrecostes y ajustar la facturación y los gastos asociados, lo que evita que el proyecto comprometa la solvencia económica de la empresa. Además, realiza de manera automática ajustes en la distribución de los grupos de trabajo para optimizar la competitividad.
Cuenta con un listado personalizado de tareas para realizar seguimientos de varios proyectos de manera simultánea, pudiendo asignar actividades específicas a un empleado o grupo de trabajo concreto.
3 aspectos que destacamos:
- Realiza estimaciones de sobrecostes
- Evalúa la solvencia económica del proyecto
- Disponible en cuatro planes de suscripción
7. Basecamp
Es uno de los software de gestión de proyectos que cuenta con una versión gratuita más completa: escritorio con multipantalla, tableros con subdivisiones para controlar distintos parámetros del proyecto, estimaciones de tiempos de entrega, recursos asignados y evaluación de resultados son algunos de sus añadidos.
Aunque su versión sin coste adicional permite ser utilizada por varios perfiles de usuario, es la de pago la que permite compartir archivos estadísticos e informes de evaluación sobre el desarrollo del proyecto, lo que resulta muy útil en los de más envergadura que cuentan con grupos de trabajo diversificados.
Su última actualización apuesta por respetar la conciliación y la desconexión en caso de aquellos grupos que hayan adoptado el teletrabajo, emitiendo alertas y avisos solo durante la jornada laboral.
3 aspectos que destacamos:
- Cuenta con acceso multiusuario
- Gestiona archivos, tareas y chats
- Con soporte para DM instantáneos
8. Slack
Se desmarca un poco del resto de programas al estar más enfocado a las reuniones a distancia y puesta en común de objetivos por videoconferencia o chat de texto, proporcionando un entorno de trabajo virtual ideal para exponer metas y expectativas en común, y compartir informes y documentos confidenciales entre los miembros del equipo asignados.
Al poner el foco en la comunicación, es una gran alternativa para aquellas empresas que busquen combinar su software de gestión de proyectos con una plataforma de mensajería independiente para concentrar el envío de documentación y archivos por otros canales en un solo lugar.
Su interfaz está pensada para agregar y eliminar a miembros del equipo con un solo clic, dinamizando las reuniones a distancia y permitiendo asignar tareas específicas a distintos grupos implicados en el proyecto.
3 aspectos que destacamos:
- Envío seguro de archivos confidenciales
- Añade y elimina a miembros en un solo clic
- Asigna tareas de manera automática
9. OpenProject
Es una de las alternativas de más éxito a Microsoft Project, no solo por ser gratuito y carecer de planes de pago adicionales, sino por estar diseñado específicamente para abrir y leer archivos procedentes del software de Microsoft.
Además de ser un gestor de proyectos para realizar asignaciones de tareas y planificar los objetivos de varios proyectos simultáneos, cuenta con una función de priorización de tareas que permite elaborar un calendario con las tareas más urgentes a realizar. Asimismo, cuenta con una herramienta de seguimiento de KPIs para elaborar informes de evaluación del rendimiento tanto de manera individual como colectiva.
Permite visualizar el tiempo asignado en cada tarea a través de su lector de diagramas de Gantt, que puede ser combinado con su gestor de KPIs para evaluar el rendimiento por tarea y por tiempo de cada empleado.
3 aspectos que destacamos:
- Incluye gestor y evaluador de KPIs
- Lee archivos de Microsoft Project
- Es totalmente gratuito
10. Jira
Es el que más numerosas y profundas opciones de personalización contiene: permite realizar un seguimiento de cada proyecto en base a los plazos estipulados, vinculados al responsable de cada proyecto, al volumen de archivos compartidos y al feedback recibido por cada empleado.
Su versión completa cuenta con herramientas para gestionar proyectos, realizar seguimientos, evaluar las capacidades del departamento IT y reasignar tareas en función de los resultados. También es una excelente manera de mejorar el servicio de atención al cliente y adaptar el flujo de trabajo del equipo.
Aunque su versión gratuita dura por tiempo limitado, permite probar todas las funciones incorporadas en el producto final, proporcionando acceso a la nube y pudiendo conservar los archivos subidos al servidor en caso de adquirir la versión completa.
3 aspectos que destacamos:
- Elabora estrategias de IT
- Acceso a la nube gratuito
- Emite informes en base al feedback recibido
Nuestra recomendación para adquirir el mejor software de gestión de proyectos posible
Los software de gestión de proyectos son programas pensados para evaluar el rendimiento del equipo implicado, automatizar la asignación de tareas, las labores de seguimiento y evaluación del desempeño y proporcionar una visión global del estado del proyecto para ayudar a su responsable a tomar las medidas que permitan alcanzar las metas preasignadas de una manera más eficiente.
Para sacar el máximo partido a este tipo de programas es primordial cerciorarse de que cuentan con las funcionalidades deseadas para adecuar los parámetros del software a las necesidades reales del proyecto.
· Adaptar el programa al proyecto, nunca al revés. Ciertos programas de gestión de proyectos incorporan un sistema de reelaboración de estrategias, que llevan a cabo los ajustes por sí mismos en base a los parámetros introducidos al inicio del proyecto. Esto permite reasignar tareas y recursos a otros equipos de trabajo para tratar de cumplir con los plazos propuestos.
· La envergadura del proyecto. Nuestro consejo es discernir qué tipo de proyecto vamos a llevar a cabo y con qué cantidad de recursos humanos y técnicos vamos a empezarlo. Esto determinará la envergadura del proyecto, un factor determinante a la hora de escoger el programa de gestión de proyectos más adaptado al nuestro.
· Suplir las carencias del proyecto. Otro aspecto fundamental es identificar las fortalezas y debilidades del proyecto que pudieran comprometer su viabilidad y desarrollo para elegir un software de gestión con funcionalidades avanzadas en determinados campos. Existen en el mercado opciones para potenciar la comunicación, la reasignación de tareas, la evaluación del desempeño o la viabilidad financiera.
En este sentido, uno de los programas que es capaz de cubrir estos cuatro frentes es Microsoft Project, que cuenta con herramientas de evaluación técnica, financiera y administrativa, además de con soporte en la nube.
Funciones comunes a todos los software de gestión de proyectos
Un gestor de proyectos permite evaluar el progreso tanto a nivel individual como corporativo del equipo implicado en uno. Ofrecen gráficas, métricas y diagramas en distintos formatos para ofrecer una visualización tanto en conjunto como departamental para facilitar la toma de decisiones, realizando sugerencias en tiempo real y adaptando el volumen de trabajo a los equipos disponibles.
· Viabilidad económica y financiera. Permiten ajustar el presupuesto para hacer un reparto más eficiente de los recursos, reasignar labores y calcular sobrecostes y gastos asociados, garantizando la viabilidad del proyecto y de la propia empresa.
· Evaluación de los avances y del desempeño. Algunos programas de gestión de proyectos también incluyen herramientas para la evaluación del desempeño, que permiten ofrecer una visión combinada de los objetivos alcanzados del proyecto con el rendimiento individual de cada trabajador, ofreciendo métricas de rendimiento para evaluar el éxito en la consecución de las metas asignadas y el tiempo invertido en lograrlo.
· Envío de documentos confidenciales. Todos ellos cuentan además con una plataforma de comunicación para agilizar el envío de documentos y la puesta en común de ideas y objetivos, fomentando la implicación y dinamizando la comunicación entre los coordinadores del proyecto y los equipos de trabajo.
Ventajas de usar un software de gestión de proyectos
Entre las ventajas que tiene usar un programa de gestión de proyectos se encuentra la automatización de tareas tanto a nivel trabajador como a nivel empresa, la evaluación financiera en tiempo real del proyecto, la reasignación automatizada de tareas y recursos en base a cambios fortuitos e inesperados y la elaboración de informes y gráficas para comparar los objetivos iniciales con los realmente alcanzados.
En los proyectos de gran envergadura un software de gestión realiza estimaciones en función de los progresos y evalúa en tiempo real la viabilidad del concepto.
· Evaluaciones combinadas. Esto permite agilizar los cambios, la toma de medidas para encauzar proyectos complejos y hacer una evaluación constante de los posibles costes asociados. Además, al medir la evolución del proyecto tanto a nivel general como departamental, permite realizar un seguimiento de las metas de manera personalizada y realizar informes de evaluación del desempeño en base a KPIs.
· Rápida adaptación a los cambios. Los gestores de proyectos cuentan con herramientas para impedir la prolongación indefinida de proyectos empresariales a medio hacer, identificar las nuevas necesidades que puedan surgir durante el proyecto, reasignar las labores en base a los objetivos alcanzados y realizar un reparto del volumen de trabajo equitativo y adaptado a las necesidades de cada proyecto.
· Comunicación fluida y dinámica. Todos ellos fomentan, además, la comunicación a distancia entre los distintos grupos de trabajo, permitiendo personalizar los distintos canales de comunicación y asignando labores complementarias a las plataformas de comunicación disponibles para, por ejemplo, elaborar nuevas estrategias de marketing, confeccionar de manera automática e-mails publicitarios o agilizar las comunicaciones internas.
