Tras el glamour y la comodidad de un buen hotel se esconde todo un entramado de gestiones que necesitan ser ejecutadas a la perfección para garantizar el correcto funcionamiento del complejo.
Gestiones administrativas, registro de cobros y métodos de pago, suplementos, comidas, servicios complementarios… es fundamental disponer de una herramienta que sea capaz de aglutinar toda esta información, así como registrar de manera correcta las jornadas laborales de cada departamento, cada empleado y el nivel ocupacional de los mismos.
Un software de gestión hotelera lleva a cabo más de una decena de actividades de manera simultána; la dependencia de los grandes complejos hoteleros hacia este tipo de programas es absoluta.
En la actualidad, ningún gran hotel se erige sin contemplar la posibilidad de implementar un programa informático capaz de registrar la jornada de todos sus empleados, almacenar nuevas reservas, asignar de forma automática habitaciones, guardar un registro de las incidencias y mejorar, el definitiva, el rendimiento del hotel para hacer de la estancia del cliente una experiencia completa e inolvidable.
Con el fin de agilizar todos los procesos de todos estos hoteles, que de media pueden manera un volumen aproximado de entre 600 y 700 habitaciones por complejo, se han optimizado los programas de gestión hotelera, simplificando el trabajo del personal del hotel para canalizar los esfuerzos en el trato al cliente. Pero, ¿cuáles son los 10 mejores software para la gestión de un hotel? Nuestros expertos te lo muestran.
1. Oracle Opera Hospitality
A día de hoy es la mejor opción en cuanto a gestión hotelera dada su enorme flexibilidad y gran cantidad de funciones incorporadas. Está pensada para adaptarse a todos los requisitos de cualquier establecimiento, desde boutiques a cadenas hoteleras.
Dispone de un gestor de promociones y CRM capaz de sugerir acciones de fidelización, cuyo funcionamiento se basa en el registro de perfiles de cliente. Cuenta con una gran cantidad de interconexiones certificadas con aplicaciones del sector, incluyendo sistemas empresariales.
Lo mejor de todo es que no deja de incorporar nuevas funcionalidades con las constantes actualizaciones que recibe, siendo la firma de gestión hotelera que más ha evolucionado en comparación con el resto.
3 aspectos que destacamos:
- Apto tanto para pequeños establecimientos como para grandes macrocomplejos.
- Dispone de sistemas interconectados para garantizar su funcionamiento.
- CRM incorporado para sugerir acciones de fidelización.
Web oficial de Oracle Opera Hospitality
2. Hotel Manager
Bajo este sugerente nombre se esconde uno de los gestores más completos del panorama actual. Permite visualizar la disponibilidad de habitaciones en tiempo real y guardar los registros de ocupación por día y tipo, registrando las modificaciones de disponibilidad y elaborando nuevas estrategias para mejorar el servicio de cara al cliente.
Registra datos de huéspedes y analiza sus comportamientos, permite comparar métricas y analiza las curas de demandas para descubrir nuevas tendencias, lo que permite rediseñar estrategias comerciales.
3 aspectos que destacamos:
- El software funciona alojado en la nube, lo que agiliza su funcionamiento.
- Es capaz de crear perfiles de usuario y huéspedes para personalizar el servicio.
- Se adapta a todo tipo de establecimientos.
3. GRUPOTEL
Diseño en principio como un gestor PMS sencillo para pequeñas casas de alojamiento, a día de hoy es una de las grandes firmas de software de gestión hotelera. Está basado en un diseño modular, que permite agregar módulos para habilitar nuevas funciones.
Sincroniza el software con los canales de venta online para ajustar el volumen real de demanda con la disponibilidad del hotel en directo. Además, al operar con frontdesk el proceso de reserva, formalización de check in y registro de check out es mucho más sencillo.
3 aspectos que destacamos:
- Pone el foco en la agilización de procesos de check in y check out.
- Actualiza la disponibilidad de habitaciones en función del volumen de demanda.
- Es perfecto para ahorrar tiempo y economizar recursos.
4. Little Hotelier
Pese a su nombre, de pequeño no tiene nada porque es una de las firmas de software más competentes del sector. Funciona especialmente bien con hostales y hoteles de mediana envergadura, aunque sus últimas actualizaciones permiten adaptarse a locales con altos niveles de ocupación.
Permite proporcionar al cliente un servicio de reservas directas, libre del pago de comisiones, y es capaz de procesar informes y estadísticas para confeccionar estudios de mercado que permitan mejorar la posición de la firma en el sector.
Su sistema Cloud Save In permite almacenar los datos de manera segura gracias a su sistema de encriptación de doble autentificación.
3 aspectos que destacamos:
- Capaz de asociar más de 400 páginas de reserva.
- Genera bases de datos útiles de cara a mejorar la evaluación de la firma.
- Automatiza reservas online y ofrece servicios de booking directo.
Web oficial de Little Hotelier
5. Kymboo
No solo es una herramienta para optimizar la gestión interna de los hoteles: también es un potenciador de posicionamiento web que permite dar más visibilidad de tu cadena hotelera en todas las páginas de reserva de la red.
Incorpora web responsive con sistema de reservas, hace seguimiento de clientes y sugiere acciones de fidelización, incluye sistema de recepción a través de iPad, viene de serie con Channel Manager preinstalado (un programa capaz de sincronizarse con todos los portales que permite tener toda la base de datos sincronizada).
También da excelentes resultados a la hora de aplicar descuentos y ofertas, captar nuevos usuarios y gestionar de manera más eficiente los perfiles de los clientes.
3 aspectos que destacamos:
- Ideal para fidelizar antiguos clientes y captar a nuevos.
- Con planning de reservas y potenciador de visibilidad en la red.
- Gestión y personalización de ofertas.
6. Hotelgest
Su principal baza es el diseño de su interfaz, que permite tener a mano en una misma pantalla toda la información básica del negocio: panel de reservas, estado de habitaciones, entradas y salidas de huéspedes y labores de facturación y cobro, entre otras opciones.
Cuenta con un registro de peticiones especiales, así como una herramienta para partners asociados. Y su espacio de notas privadas permite recoger comentarios de los clientes para mejorar la experiencia de cara a futuros servicios.
3 aspectos que destacamos:
- Todo a mano en una sola pantalla: reservas, opiniones, nivel de ocupación.
- Con espacio para recoger solicitudes especiales.
- Posibilidad de añadir notas privadas para mejorar la experiencia.
7. Cloudbeds
Es de las mejores opciones para darle un toque mas sofisticado al hotel. Permite conectar el PMS del hotel a plataformas como Booking, Agoda, Expedia, Tripadvisor o incluso Hostelworld, estando en el escaparate de algunas de las mejores firmas de reservas de alojamiento del mundo.
Es ideal para controlar en tiempo real el estado de las habitaciones, atender a sus solicitudes y asignar de inmediato un camarero de habitación. Además, es perfecta para tener bajo control todos los aspectos de un recinto hotelero, desde el número de empleados incluidos en un solo departamento hasta la finalización de las jornadas laborales.
3 aspectos que destacamos:
- Sincroniza la disponibilidad en todas las plataformas en tiempo real.
- Cuenta con un panel de control que muestra el estado de las habitaciones.
- Permite estudiar las tendencias para elaborar nuevas estrategias comerciales en el futuro.
8. Amsystem
Se diferencia del resto de propuestas en que el diseño de su interfaz es puramente gráfico, simplificando el proceso de lectura de datos para reflejar, en un llamativo código de colores, los datos de disponibilidad, ocupación e incidencias.
En la misma pantalla se visualizan los datos de ocupación, los huéspedes, las entradas y salidas previstas y las labores de limpieza llevadas a cabo en según qué habitaciones. Además, es posible realizar cargos de servicios extras por el número de habitación del cliente, evitando esperas y haciendo el proceso mucho más ágil.
También es perfecto para facilitar el control de cobros, así como para registrar las comisiones a otros operadores con el fin de no ralentizar el proceso de reserva. Puede que al principio no parezca demasiado fácil de controlar, pero es de las mejores opciones para reducir al máximo el texto en pantalla y obtener datos actualizados en tiempo real aprovechando todo el espacio.
3 aspectos que destacamos:
- Funciona de manera exclusiva por un código de colores.
- Maximiza el espacio en toda la pantalla.
- Simplifica los pagos y el cobro de comisiones.
9. Acigrup
Diseñado por propios exgerentes de cadenas hoteleras, este programa se centra en la simplificación de procesos internos para mejorar el rendimiento del personal administrativo.
No obstante, se deja por el camino ciertos aspectos importantes, como el control en tiempo real del aforo, la sincronización con las plataformas de mayor visibilidad del sector o la inclusión de notas para obtener un feedback más preciso de los clientes.
Eso sí, cuenta con un equipo de asesoramiento técnico permanente, es capaz de adaptarse a estructuras de complejos hoteleros personalizadas y dispone de informes estadísticos para estudiar el rendimiento del hotel en comparación con los niveles de afluencia de turistas o la demanda hotelera en la región.
3 aspectos que destacamos:
- Prepara informes estadísticos de rendimiento con el fin de mejorar la posición.
- Muy práctico tano en el front office como en el back office.
- Apto para proyectos a medida.
10. Tesipro
Es una sencilla herramienta que gestiona reservas, asigna tarifas y registra los datos de todos los huéspedes. Es capaz de funcionar con varios recintos hoteleros, muy útil cuando se busca aunar resultados de varios centros para extraer índices de ocupación.
Dispone de una avanzada herramienta de Financial Reporting, incluye un dashboard que permite consultar la actividad actual de cada complejo, permite priorizar el listado de reservas, realiza ajustes de precio en base a la época del año y la demanda ocupacional y permite consultar de un vistazo el estado de todas las habitaciones.
3 aspectos que destacamos:
- Es perfecto para mejorar el rendimiento económico.
- Permite tener bajo control varios recintos hoteleros a la vez.
- Gestión de listados de reservas por personajes ilustres o longevidad de estancias.
Nuestra recomendación antes de implementar un software de gestión de hoteles
Pese a que todos los programas de gestión hotelera tienen como finalidad mejorar el rendimiento del personal del hotel, no todos sirven a este noble propósito de la misma y mucho menos lo hacen con la misma eficacia. Los expertos recomiendan conocer antes las características de cada empresa para poder disponer de una herramienta plenamente adaptada a las necesidades del complejo.
Un software de gestión hotelera debe controlar varios frentes de manera simultánea para ser realmente preciso, lo que exige de actualizaciones constantes para no quedarse desfasado.
Atendiendo a las necesidades más comunes de cada complejo hotelero y teniendo en cuenta las características del sector, sería muy conveniente que echaras un vistazo a los aspectos más relevantes a la hora de elegir implementar un software de gestión empresarial en un hotel.
1.- Atento a la envergadura. Aunque los baremos ocupacionales no oscilan en exceso entre unas cadenas hoteleras u otras, la cosa sí cambia entre un gran hotel con varios centenares de habitaciones y un hostal que apenas llega a la media centena.
Esto no quiere decir que solo los grandes hoteles sean merecedores de un software de gestión hotelera, pero sí es cierto que los recintos más pequeños pueden recurrir a soluciones más adaptadas a sus necesidades.
2.- Capacidad máxima y requisitos de aforo. El tema del control de aforos es un aspecto esencial en la gestión hotelera, ya que la actividad de su negocio se basa en la disponibilidad de habitaciones. No obstante, contar con una herramienta de gestión capaz de llevar al día los huecos libres y las previsiones de check ins es primordial para el buen funcionamiento del hotel.
3.- Supervisores de seguridad. Tener un registro actualizado sobre los huéspedes del hotel es fundamental para preservar su seguridad y bienestar, y a tales efectos una herramienta de gestión hotelera puede ser de gran ayuda.
Estos programas permiten crear fichas de clientes capaces de guardar sus datos identificativos, su número de identificación fiscal y, ante huéspedes de procedencia extranjera, disponer de su documentación identificativa, algo primordial
Funciones comunes a todos los programas de gestión hotelera
Todo programa de gestión hotelera permite potenciar el rendimiento del equipo implicado en los servicios de alojamiento en hoteles. Sin embargo, aunque todos ellos han sido desarrollados por equipos expertos en la programación de softwares empresariales, no trabajan de la misma manera ni realizan los mismos procesos de forma idéntica.
Un programa de gestión hotelera está pensado para dar toda la información en tiempo real al equipo que trabaja en el hotel, lo que permite mejorar el rendimiento general de la cadena.
A pesar de las diferencias, palpables y lógicas, que se pueden encontrar en cuanto se comparen unos programas determinados con otros, existen tres pilares fundamentales comunes a todo software de gestión hotelera del momento.
1.- Gestión de reservas. Llevar el registro de reservas actualizado es fundamental para garantizar el buen funcionamiento del hotel, tanto en términos de ocupación como del rendimiento de los empleados.
Ante un pico de ocupación es preciso disponer de los recursos humanos y logísticos necesarios para hacer frente a la alta demanda, por lo que disponer de un registro actualizado de reservas es fundamental para prever este tipo de situaciones.
2.- Exposición en cadenas web de alojamiento. No nos engañemos: los grandes nombres del viaje son internacionales y es indispensable constar entre las cadenas disponibles en sus registros comparativos para aumentar la cuota de mercado.
En este sentido, una web que incorpore entre sus opciones mejor valoradas nuestro hotel resultará fundamental para atraer a nuevos clientes y mantener una posición privilegiada dentro del sector.
3.- Representación de disponibilidad en tiempo real. Las herramientas más avanzadas disponen de registros de ocupación en tiempo real que permiten consultar la disponibilidad de habitaciones al instante, una herramienta muy demandada en caso de clientes que solicitan alojamiento sin reserva.
Lo mejor es que estos programas permiten gestionar solicitudes de alojamiento al instante, agilizando el check in y la toma de datos.
Ventajas de utilizar un software de gestión de hoteles
Contar con un software de gestión empresarial no solo es perfecto para mejorar el rendimiento del hotel, sino que permite al cliente ponerse en contacto con un agente especializado capaz de satisfacer su consulta o mejorar su situación.
Este tipo de herramientas, muy popularizadas desde la declaración de la pandemia, ha permitido agilizar las comunicaciones entre huéspedes y personal del hotel a la hora de formalizar una reserva, con el fin de mejorar la experiencia de usuario.
El uso de un software de gestión hotelera es muy beneficioso para los propios empleados del hotel, pero de cara al consumidor está siendo una herramienta imprescindible para mejorar la experiencia de usuario.
Mantener en el tiempo la instalación de estos programas permite mejorar el rendimiento de manera constante de la cadena hotelera, adoptar cambios en las estrategias comerciales con el fin de alcanzar un mayor público y ejecutar acciones de fidelización con el fin de preservar la buena experiencia de los clientes.
A continuación, y teniendo en cuenta tanto las opiniones de los expertos como de los propios gestores de las principales cadenas hoteleras del país, hemos reunido una serie de beneficios asociados al uso prolongado de estos programas para que te hagas una idea de hasta qué punto se considera profunda la incidencia de estas herramientas de gestión integral.
1.- La seguridad, lo primero. Tanto de cara a los trabajadores como hacia los propios huéspedes del hotel, es fundamental contar con todo lo necesario para confirmar la identidad del huésped, comprobar la viabilidad de sus métodos de pago y mejorar el registro de informaciones.
Ante un eventual incidente, puede resultar fundamental disponer de la información facilitada por el propio huésped para ayudar a las autoridades en sus pesquisas.
2.- Permiten priorizar clientes VIP. En los centros hoteleros de mayor reputación es común integrar una herramienta de priorización de huéspedes para canalizar todos los recursos hacia un huésped en concreto, sobre todo en caso de tratarse de una celebridad o una persona famosa.
Lejos de marginar al resto de clientes, estos servicios se utilizan para mejorar la experiencia de los usuarios y garantizar que el personal atiende las necesidades de todos los huéspedes del hotel.
3.- Ideales para atender necesidades especiales. En este sentido, es fundamental potenciar la comunicación para confirmar a los huéspedes que lo necesiten que se ofrecen servicios de alojamiento especial en caso de necesitarlo, desde accesos con rampas hasta habitaciones de dimensiones especiales para dar cabida a sillas de ruedas, asistentes y cualquier otro utensilio que le sea preciso para su correcto desarrollo en el día a día.
