Los softwares de gestión de comunidades y administración de edificios, más conocidos como softwares de administración de fincas, son un tipo de herramientas utilizadas para llevar a cabo todas las gestiones de los edificios y comunidades de vecinos, agilizando los trámites de manera considerable. Y es que la administración de una finca cuenta con una gran cantidad de tareas, como la limpieza, gestionar los gastos de luz, el mantenimiento del ascensor, la coordinación de las tareas de jardinería, arreglos… Los softwares destinados a la administración de fincas automatizan todas las funciones —o la mayoría de ellas— y digitalizan los procesos como, por ejemplo, la nómina de los trabajadores, la gestión documental de distintas actas y la generación de informes.
Un software de administración de fincas es una completa herramienta utilizada para gestionar las diferentes labores que rodean a una propiedad horizontal, automatizando la mayoría de los procesos.
Aunque la mayoría de los softwares de gestión de comunidades y administración de edificios cumplen con una función similar, lo cierto es que cada uno de ellos cuenta con distintas especificaciones y características que los hacen diferentes entre sí. A la hora de elegir entre uno y otro software es importante que valoremos qué módulos o prestaciones necesitamos y cuáles son los que más nos convienen —así, podremos ahorrar en la inversión y aprovechar al máximo nuestro software—. En este artículo hemos hecho un análisis de cuáles son los mejores y sus características, para facilitarte el proceso. ¡Sigue leyendo para más información!
1. TAAF
TAAF es una de las aplicaciones más destacadas en la gestión de comunidades y administración de edificios. Este software cuenta con una gran cantidad de beneficios, centrados sobre todo en la unificación de la información, así como en llevar a cabo una gestión fácil y cómoda. Con este software es posible automatizar una gran cantidad de procesos, como es el caso de las facturas; pero lo más destacable es que nos ofrece la oportunidad de integrar toda la información de las comunidades viendo de forma rápida el estado de estas y toda la información relacionada, como son las pólizas, los proveedores o seguros, incidencias…
Otro de los aspectos destacados de este software es la gestión documental que viene integrada en la misma aplicación, pudiendo ser consultados, tratados y enviados los documentos a quien corresponda y en cualquier momento. También cuenta con un módulo especial gracias al cual pueden prepararse reuniones o juntas, así como enviar convocatorias y actuar en la reunión de forma que el acta se genere rápidamente. El software incluye una gran variedad de módulos, por ejemplo, el de control de morosidad, CRM de clientes, consultas dinámicas, incidencias y demás.
3 aspectos que destacamos:
- Permite convocar juntas de manera sencilla.
- Ayuda a crear las actas.
- Integra toda la información de las comunidades.
2. Fincaspro
Fincaspro es un software que permite gestionar cómodamente comunidades en la nube. Esta herramienta destaca por ofrecer sencillez, flexibilidad y seguridad. Se trata de un software con una interfaz muy intuitiva en la cual pueden gestionarse las incidencias, así como las reclamaciones judiciales y extrajudiciales a propietarios, las reservas de zonas comunes, establecer juntas de propietarios, con reuniones y votación online y gestionar todo tipo de recibos domiciliados al banco en formato CSB19 o SEPA. Con este software es posible, así mismo, llevar a cabo el cálculo y cobro de intereses de demora o la posibilidad de realizar saldos individualizados por fincas.
Por otro lado, nos encontramos con la posibilidad de gestionar oficinas y usuarios con niveles de permisos, también de generar multitud de informes exportables a Excel, comparativas entre presupuestos y gastos reales y mucho más. Es importante señalar, así mismo, que se trata de un software basado en el PGC. Esto quiere decir, que te da la posibilidad de insertar cobros y pagos con reflejo en el libro diario. Algo que nos gusta mucho es la oficina virtual, a ella tienen acceso tanto propietarios como proveedores y sirve para realizar reuniones y votaciones online, así como la reserva de zonas comunes con control de aforo.
3 aspectos que destacamos:
- Cuenta con una gran variedad de funciones.
- Oficina virtual para realizar juntas y reservas de zonas comunes.
- Utiliza una interfaz muy intuitiva.
3. Adcomunidad
El siguiente de los softwares que analizamos es Adcomunidad. Este programa para administradores de fincas en la nube ayuda a optimizar los procesos y a mejorar la productividad de manera considerable. Entre sus diferentes módulos configurables destaca el de gestión administrador que se utiliza para llevar a cabo la facturación. También el de gestión horizontal utilizado para generar presupuestos, realizar el cálculo de cuotas, conocer los consumos, la facturación, la contabilidad y demás tareas. El módulo de gestión vertical, por otro lado, está enfocado en la administración de comunidades de bienes, lo que incluye los datos de los inquilinos, contratos, emisión de recibos, gestión de cobros…
Se trata de un software muy completo que se utiliza para cubrir diferentes funciones relacionadas con la administración de una finca. Por ejemplo, la gestión de documentos —ello implica editar, subir y compartir documentos—, también la organización de juntas, el tratamiento de los avisos y las incidencias que puedan existir en una comunidad, establecer una agenda para hacer anotaciones automáticas —como las de fin de contratos, juntas y vencimiento de cobros y pagos, entre otras—, o la conciliación bancaria gracias a la cual los administradores tendrán la posibilidad de generar y puntear los asientos. El software también permite digitalizar las facturas.
3 aspectos destacados:
- Permite realizar la gestión horizontal y vertical de comunidades.
- La interfaz de la agenda es muy intuitiva y puedes saber de un vistazo cuáles son las tareas pendientes.
- Gestiona todos los documentos necesarios.
4. NetFincas
NetFincas es otro de los softwares más destacados para llevar a cabo la gestión de fincas. Este resulta muy fácil de utilizar, además, cuenta con una gran aceptación por parte del público —con más de 15.000 usuarios en activo—. El software está disponible en su versión de escritorio, así como también en su versión en la nube. Con él es posible realizar una gestión ilimitada de comunidades ya que dispone de una potente base de datos. Además, NetFincas te da la oportunidad de trabajar con todos los métodos de cálculos existentes —es decir, presupuestos, gastos reales y asignaciones directas—. La contabilidad es otro de los puntos fuertes de este software destinado a la gestión de comunidades y administración de edificios, con múltiples informes para poder entregar a los clientes.
Además, mediante el fichero CSB43 es posible cargar directamente los movimientos bancarios en el software, incluyendo también múltiples listados para la contabilidad diaria. Por último, destaca la función de gestión de proveedores de cada comunidad —en este software puede adjuntarse la documentación y trabajo que ha realizado cada proveedor en cada comunidad de vecinos—. Por último, pero no menos importante destaca la incorporación de un módulo donde anotar la lectura de los contadores, la posibilidad de convocar reuniones y generar actas e, incluso, de integrarlo con Microsoft Office.
3 aspectos que destacamos:
- Permite gestionar comunidades de manera ilimitada.
- Cuenta con versión de escritorio y 365 en la nube.
- Dispone de una interfaz muy sencilla e intuitiva.
5. Gesfincas
Lo primero que tenemos que destacar de este software es que ha sido diseñado por Microsoft Virtual, lo cual supone una gran garantía en cuanto a rendimiento y funcionamiento. Gesfincas es un módulo CRM destinado, principalmente, a controlar la actividad comercial y telefónica de la empresa pudiendo recibir, gestionar y planificar cualquier llamada relacionada con los propietarios, así como cierres, incidencias y proveedores. Esta herramienta dispone, por otro lado, de una función de mensajería instantánea entre los propios miembros del despacho o gabinete para facilitar la coordinación entre ellos y la distribución de la información.
Además, y como no podía ser de otra forma, se encuentra integrado con MS Office, concretamente son las aplicaciones de Word, Excel y PowerPoint. Y es que, aparte de las funciones mencionadas que vienen incluidas en el software, Gesfincas puede ampliar sus prestaciones con otros módulos, como el de Agregadores Financieros y de Consumo o un gestor de morosidad. La nueva versión de este software incluye como base de datos MS SQL-SERVER.
3 aspectos que destacamos:
- Está integrado con Microsoft.
- Sus funciones pueden ampliarse con módulos complementarios.
- Es un módulo CRM muy completo.
6. Fynkus
Y para finalizar, acabamos con esta herramienta igual de destacada y valiosa que las anteriores debido a la gran cantidad de prestaciones que ofrece y a su sencillo funcionamiento. Fynkus es un software que cuenta con una versión gratuita e incluye todo lo necesario para llevar a cabo la administración. Este está disponible en la nube, dispone de una app para propietarios y otra para el administrador, permite importar los datos de propietarios desde otros programas o a través de un Excel, y constantemente incorpora nuevas funcionalidades y mejoras.
El software incluye, así mismo, la posibilidad de descargar y categorizar de manera automática los movimientos del banco, además de un soporte al usuario muy atento y competente. A todo ello se suman los talleres para perfeccionar la gestión ofrecidos por expertos del sector. La app para propietarios permite revisar el saldo de la comunidad, las fechas de las juntas, el teléfono de la administración, acceso a documentos, los costes de morosidad y el total del saldo disponible como propietario, entre otras.
3 aspectos a destacar:
- Cuenta con una versión gratuita
- Está disponible al 100% en la nube.
- Permite trabajar con comunidades y usuarios ilimitados.
