Dentro de los recursos empresariales conocidos como ERP, hay una amplia gama de opciones para mejorar la eficiencia de las compañías. Una de las opciones más populares lleva el sello de Microsoft, y en ella ponemos el foco en estas líneas. Conoce más sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Qué es Microsoft Dynamics 365 Business Central, y por qué implementarlo
Microsoft Dynamics 365 Business Central es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Está diseñado para ayudar a pequeñas y medianas empresas a gestionar distintas áreas de su negocio desde una única plataforma. Entre estas áreas se incluyen la contabilidad, las compras, las ventas, el inventario, la producción y la gestión de proyectos.
Este sistema forma parte del conjunto de herramientas de Microsoft Dynamics 365, una línea de aplicaciones empresariales que buscan integrar funciones de ERP y CRM (gestión de relaciones con los clientes). Business Central, en particular, está orientado a cubrir las necesidades básicas y avanzadas de gestión interna de una empresa, sin importar su sector.
Business Central es la evolución de Microsoft Dynamics NAV (anteriormente conocido como Navision), por lo que conserva muchas de sus funciones, pero con mejoras importantes. Estas mejoras incluyen una interfaz más moderna, mayor integración con otros productos de Microsoft (como Excel, Outlook y Teams), y disponibilidad en la nube, lo que permite acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a internet.
Implementar Business Central puede ayudar a las empresas a centralizar su información, mejorar la eficiencia de sus procesos y tomar decisiones más informadas. Al tener todos los datos en un solo sistema, se reducen los errores derivados de la duplicación de información o del uso de herramientas desconectadas entre sí. Además, al automatizar tareas administrativas y operativas, el personal puede dedicar más tiempo a actividades estratégicas.
Otro motivo para considerar la implementación de Business Central es su escalabilidad. Las empresas pueden comenzar utilizando solo las funciones básicas y, a medida que crecen o cambian sus necesidades, pueden activar más módulos o personalizar el sistema. Esto permite adaptar el ERP al ritmo del negocio, sin necesidad de reemplazarlo con una solución completamente nueva.
También es importante destacar que Business Central puede ser utilizado tanto en la nube como en instalaciones on-premise, lo que ofrece flexibilidad a la hora de decidir cómo y dónde se almacenan los datos. Las actualizaciones frecuentes que ofrece Microsoft garantizan que el sistema esté siempre al día en cuanto a seguridad y funcionalidad.
Para garantizar una implementación exitosa y una puesta a punto perfecta, lo mejor es recurrir a un equipo experto en soluciones ERP con experiencia en Microsoft Dynamics 365 Business Central como Ekamat.es.
Funciones de Microsoft Dynamics 365 Business Central
Business Central cubre un amplio abanico de funciones empresariales:
Gestión financiera y contabilidad
Una de las funciones más importantes de Business Central es la gestión financiera. El sistema permite llevar el control de las cuentas, registrar movimientos bancarios, gestionar presupuestos y realizar conciliaciones automáticas. También facilita la generación de informes financieros, como balances, cuentas de resultados y flujos de caja.
La integración con Excel permite exportar fácilmente estos informes, mientras que las automatizaciones ayudan a reducir errores en los procesos contables. Además, Business Central admite la gestión de múltiples monedas, lo que resulta útil para empresas que operan en distintos países.
Gestión de compras y proveedores
Business Central permite controlar todo el proceso de compras, desde la solicitud de presupuestos hasta la recepción de productos y la facturación de los proveedores. Se pueden registrar y gestionar listas de proveedores, condiciones de pago y contratos.
El sistema también facilita el seguimiento de los pedidos y el control del inventario relacionado con las compras. Si hay productos con niveles de stock bajos, se pueden generar automáticamente propuestas de compra para evitar rupturas de inventario.
Gestión de ventas y clientes
En el área comercial, Business Central permite crear presupuestos, registrar pedidos de clientes, emitir facturas y realizar el seguimiento de los pagos. También ofrece una visión completa del historial de cada cliente, lo que ayuda a entender su comportamiento y anticipar sus necesidades.
La integración con Outlook permite gestionar correos electrónicos y programar citas directamente desde el sistema, sin necesidad de cambiar de aplicación. Además, se pueden automatizar procesos de facturación recurrente o aplicar descuentos según criterios definidos por la empresa.
Gestión de inventario y almacenes
Business Central proporciona herramientas para controlar el inventario en tiempo real. Es posible registrar entradas y salidas de productos, ajustar existencias y conocer el valor del inventario. También se pueden configurar varios almacenes y gestionar traslados entre ellos.
El sistema permite definir ubicaciones específicas dentro del almacén y seguir las existencias por número de serie o lote. Esto es especialmente útil para empresas que manejan productos con requerimientos especiales de trazabilidad o caducidad.
Producción y planificación
Para las empresas del sector manufacturero, Business Central ofrece funciones de planificación de la producción. Esto incluye la creación de órdenes de fabricación, la asignación de recursos, el control de tiempos de producción y la gestión de costes.
El sistema permite definir listas de materiales (BOM, por sus siglas en inglés) y rutas de producción, así como prever necesidades de materiales a partir de la demanda. Esto ayuda a optimizar los procesos productivos y reducir desperdicios.
Gestión de proyectos
Business Central permite planificar y supervisar proyectos, asignando tareas, recursos y presupuestos. También ofrece herramientas para registrar horas trabajadas, analizar desviaciones entre costes previstos y reales, y calcular la rentabilidad de cada proyecto.
Estas funciones son útiles para empresas de servicios, ingenierías o consultoras que trabajan por proyectos y necesitan controlar los márgenes de manera precisa.
Gestión de recursos humanos
Aunque Business Central no es un sistema de gestión de recursos humanos completo, ofrece algunas funciones básicas. Permite registrar información de empleados, gestionar contratos, calcular ausencias y mantener un seguimiento general de la plantilla.
Para funciones más avanzadas (como la gestión del talento o la evaluación del desempeño), es posible integrar Business Central con otras soluciones especializadas.
Informes y análisis
Una de las ventajas de Business Central es su capacidad de análisis. El sistema incluye herramientas de generación de informes estándar y personalizados, con gráficos y tablas dinámicas. Además, puede conectarse con Power BI, una herramienta de análisis de datos de Microsoft que permite crear paneles visuales e interactivos.
Esto facilita la toma de decisiones basada en datos reales y actualizados, en lugar de depender de suposiciones o informes desactualizados.
Automatización de procesos
Business Central permite automatizar tareas repetitivas mediante flujos de trabajo configurables. Por ejemplo, se pueden definir reglas para la aprobación de documentos, el envío de alertas o la creación automática de registros.Esto reduce el tiempo que el personal dedica a tareas administrativas y disminuye el riesgo de errores humanos.
