La automatización de las reservas online ha permitido, durante todos estos meses de pandemia, agilizar las formalizaciones de las reservas de establecimientos de todo tipo. Y es que en la actualidad los establecimientos sujetos a disponibilidad disponen de avanzados programas de gestión de reservas online: hoteles, restaurantes, cafeterías…
Los programas de reservas online permiten prever la carga de trabajo del establecimiento, pudiendo repartir la carga de trabajo de manera más eficiente y optimizar el rendimiento del equipo.
Incluso se ha extendido su uso a playas, chiringuitos o iglesias, establecimientos que dadas las limitaciones de aforo y las restricciones de movilidad vigentes para minimizar el impacto de la propagación del coronavirus, han tenido que adaptarse a un modelo de presencialidad con cita previa para seguir funcionando con cierta normalidad.
No obstante, es a la hora de incorporarlo a nuestro negocio cuando nos asaltan las dudas y no sabemos muy bien por cuál optar. Para ayudarte a tomar una decisión y hacer que tú también dispongas de un software de gestión de reservas online, hemos elaborado un ranking con los que son los 10 mejores software de reservas online de la actualidad. ¡Verás cómo cambia todo cuando te empieces a manejar con él!
1. SuperSaaS
Su premisa es tan sencilla como eficaz, ya que aplica todas las reservas entrantes a un calendario digital que puede ser consultado en todo momento y que es capaz de dividir la carga de trabajo entre distintos grupos del equipo.
De esta manera, cada miembro del establecimiento sabe qué debe hacer durante su turno y tiene una previsión de la carga de trabajo que va a tener, lo que ayuda a rendir mejor al canalizar los recursos a un área en concreto.
SuperSaaS es aplicable a todo tipo de establecimientos, ya que al prescindir de herramientas concretas aumenta su versatilidad. El calendario puede ser exportado para tenerlo a mano en el móvil o tableta, además de derivar las actualizaciones por control remoto a otros dispositivos para sincronizar la información y tener siempre a mano el estado de las reservas.
3 aspectos que destacamos:
- Sincronización automática del estado de las reservas.
- Apto para todo tipo de negocios.
- Exportación del calendario a smartphones, ordenadores, tabletas y relojes.
2. SimplyBook
A pesar de que para contar con todas las funciones es necesario adherirse a uno de los tres planes de pago, cuenta con una versión gratuita que permite disponer del calendario al completo, herramienta más que suficiente para la gran mayoría de empresas.
De hecho, está diseñada en origen para empresas familiares y negocios de barrio, por lo que el calendario interactivo es más que suficiente para la gran mayoría de negocios que lo integren.
Su diseño se basa en un formulario genérico en el que se plasma toda la información de la reserva: datos personales, tiempo estimado, fecha de formalización, estado del pago y documentos necesarios para terminar de gestionar la reserva. Es muy empleado en hostales, pequeños restaurantes, peluquerías y similares, donde es preciso entrar en contacto directo con el cliente.
3 aspectos que destacamos:
- Permite exportar el formulario a otros dispositivos.
- Sincronización automática de datos.
- Tres planes de suscripción y versión gratuita disponible.
3. OpenFlyers
Su nicho de mercado llama poderosamente la atención, ya que está pensado para empresas dedicadas al motor: fábricas de coches, autoescuelas, empresas de alquiler de vehículos, firmas aeronáuticas y similares.
Cuenta con distintos planes de suscripción para ajustar el tiempo estimado de funcionamiento y no adelantar el pago de meses en los que es posible que el establecimiento no disfrute del mismo volumen de trabajo, algo especialmente útil para empresas que concentran gran parte de su actividad durante los meses de verano.
Su plataforma virtual es accesible 24 horas al día y permite realizar consultas, modificaciones o anulaciones, además de reasignaciones basadas en las preferencias de los clientes. El sistema de validación y certificación automático le permite mostrar al cliente todos los permisos y ajustes legales de la empresa en la que va a disputar la actividad.
También le facilita la consulta acerca de determinados documentos, como las normas de tráfico en una determinada comarca o las recomendaciones en materia de seguridad a la hora de montar en helicóptero.
3 aspectos que destacamos:
- Específicamente diseñada para reservas en el sector del motor.
- Otorga acceso a documentación de interés.
- Acceso gratuito y universal a la sección de seguridad.
4. Reservio
Es un programa especializado en reservas online, que integra todo lo necesario para que el cliente disponga de lo fundamental para formalizarla y dejar una señal en caso de desearlo.
Su principal baza es que es gratuita, lo que universaliza su acceso para incorporarla en todo tipo de negocios independientemente del sector al que pertenezca.
Dispone de recordatorios automáticos, notificaciones web, alertas telefónicas, informes de reservas, sugerencias comerciales, estrategias de fidelización y un visionado completo del volumen de trabajo semanal.
Por otra parte, dispone de un gestor web capaz de reflejar el estado de las mismas, con toda la información a mano relativa al pago, número de clientes por reserva, procedencia y documentos de identificación fiscal.
3 aspectos que destacamos:
- Encaja bien en todo tipo de negocios: es gratis y dispone de plantillas universales.
- Su gestor de alertas y estrategias permite optimizar el rendimiento de la empresa.
- Funciona 24/7 y cuenta con un periodo de prueba de 40 días.
5. GetApp
En realidad, GetApp es todo un conglomerado de herramientas capaz de proporcionar a la empresa los servicios que necesita para evaluar su posición en el sector, potenciar su rendimiento y comparar su desempeño con el de la competencia.
Pero lo mejor de todo es que incluye, como herramienta auxiliar, un gestor de reservas que es utilizado de manera independiente por todo tipo de comercios, siendo una opción ideal para restaurantes, hostales y demás establecimientos que necesitan un gestor multimedia de reservas.
Además, GetApp actúa como asesor virtual que recomienda aplicaciones en función de las características de la búsqueda. Esto beneficia a los negocios a la hora de encontrar nuevas propuestas mejor adaptadas a sus necesidades, ya que así pueden permanecer al tanto de los futuros programas de reservas lanzados y ver las opiniones cosechadas desde su lanzamiento para probarlo.
3 aspectos que destacamos:
- El gestor de reservas se adapta a todo tipo de negocios y volúmenes de trabajo.
- Hace las veces de asesor, recomendando nuevas aplicaciones para instalar.
- Cuenta con apoyo telemático 24/7 a través de chat.
6. MiReserva
Se trata de una plataforma gratuita de reservas online para tu negocio. Está adaptado para todo tipo de sectores: cosmética, hostelería, transportes, vivienda…
Es de las más utilizadas por la accesibilidad de su gestor (es totalmente gratuito y no necesita ser instalado) y por ser una de las que mejor reparte la carga de trabajo entre los miembros del equipo.
Su calendario puede ser enviado a través de correo electrónico como archivo editable o como documentos en formato PDF para realizar consultas de las reservas del día.
En otro dispositivo pueden consultarse los cambios realizados desde la central, de forma que todos los datos quedan perfectamente sincronizados cuando se trabaja desde múltiples puntos a la vez.
Esto es especialmente útil es restaurantes de gran envergadura y en plataformas de venta donde la intercomunicación es fundamental.
3 aspectos que destacamos:
- Funciona especialmente bien en grandes superficies.
- Permite incorporar a nuevos usuarios para consultar el contenido de las reservas.
- Se sincroniza automáticamente en todos los dispositivos.
7. Weezevent
No solo es un gestor de reservas online, sino que es una herramienta de check-in para registrar tu acceso a un determinado lugar y dar buena muestra de tu presencia. Funciona bien en aerolíneas, terminales de viaje, hoteles y edificios como museos.
Además, su gestor incluye una herramienta para llevar a cabo un recuento del aforo en espacios concretos, lo que adquiere especial relevancia en un momento en el que los aforos están limitados en un porcentaje variable según los territorios.
Está especializada en la gestión de ticketing y accesos a eventos multitudinarios, habiendo adquirido especial relevancia por gestionar las entradas del Global Sport Summit y siendo uno de los principales programas para gestionar los accesos a festivales, conciertos y otros tipos de eventos multitudinarios.
3 aspectos que destacamos:
- Especializado en ticketing y gestión de aforos y accesos.
- Con gestor de checkin, recuento de aforos y detector de entradas falsas.
- Su fusión con PlayPass optimiza los controles de aforo en tiempos de pandemia.
8. Koibox
Está optimizado para funcionar en peluquerías y centros de estética, ya que su gestor cuenta con las celdas necesarias para almacenar los datos relativos al tratamiento, coste estimado, hora de la cita, nombre del cliente y tipo de tratamiento especializado, en caso de necesitarlo.
Al contar con un gestor de alertas automáticas, ante cualquier cambio o imprevisto el sistema puede acceder a la base de datos para localizar el número de teléfono de un cliente determinado y comunicar vía SMS el cambio de hora.
En caso de necesitarlo, Koibox también cuenta con un emisor de recordatorios capaz de notificar con una franja personalizada de antelación los datos relativos a la cita. Resulta de gran utilidad para comunicar lo antes posible bajas de última hora, por no hablar de las citas fantasma que abultan la agenda y limitan el margen de maniobra de estos establecimientos.
3 aspectos que destacamos:
- Especialmente diseñado para peluquerías y centros de estética.
- Emite avisos por teléfono en caso de producirse cambios en la cita.
- Permite guardar aspectos concretos de un cliente, como tratamientos específicos.
9. ClicAc
Su gestor está especializado en el alquiler y cesión de instalaciones deportivas. Su plataforma de reservas está pensada para integrarse en las webs de los propios locales deportivos, pudiendo formalizar la reserva de una piscina, una pista de tenis o una cancha de baloncesto con solo entrar en el formulario de reserva mediante el móvil.
Es una plataforma que puede ser utilizada tanto por los propios gestores de las pistas de deporte como por los usuarios, con el fin de consultar la localización de su parcela.+
Lo mejor de todo es que cuenta con todo lo necesario para que los usuarios conozcan los datos de sus propias reservas: acompañantes, franjas horarias, tarifas y demás, lo que lo convierte en un servicio muy completo apto para ser utilizado en el ámbito empresarial y recreativo.
3 aspectos que destacamos:
- Ofrece información exhaustiva acerca de los datos de la reserva.
- Apto para ser utilizado tanto por la gestoría como por los clientes.
- Muestra la ubicación, tarifa y datos personales de la reserva.
10. Bookeo
Es una de las plataformas más completas y versátiles para todo tipo de comercios, especialmente para aquellos que han visto reducir su aforo a causa de las medidas implementadas para paliar la propagación del SARS-CoV-2.
Es un programa pensado para agilizar las reservas y facilitar a la empresa la información de pago, así como gestionar los turnos en función del número de reservas y adaptar la carga de trabajo a la plantilla asignada.
Es ideal para hoteles, restaurantes y transportes, aunque cuenta con actualizaciones periódicas que van encaminadas a expandir su radio de actuación. Aunque es de pago, dispone de una versión gratuita ideal para probar todas sus funcionalidades sin límite y cuenta con soporte para aplicaciones acompañantes, lo que permite tener a mano en cualquier dispositivo los datos de las reservas para una misma jornada.
3 aspectos que destacamos:
- Es perfecto para hostelería y transportes.
- Agiliza las comprobaciones de pagos y las formalidades de la reserva.
- Su versión gratuita no distingue entre funciones básicas y Premium.
Nuestra recomendación para que cuentes con el mejor software de reservas online
Pese a que todos estos programas tienen un objetivo común, a la hora de la verdad cada uno dispone de unas herramientas muy distintas que funcionan mejor en unas áreas determinadas. Precisamente por eso es fundamental disponer de los conocimientos necesarios para elegir el software de reservas en línea más adaptado a las características de nuestro negocio y poder sacarle todo el partido.
Un software de reservas online está pensado para facilitar la gestión de las reservas en todo tipo de sectores, pero no todos los comercios funcionarán igual de bien con todas las versiones del software.
Para estar seguro de que aciertas de lleno con tu compra y de que tu negocio va a disponer de las herramientas necesarias para poder funcionar a pleno rendimiento, debes tener en cuenta los siguientes aspectos antes de decantarte por uno en especial:
1.- El sector al que pertenecer tu negocio. Un aspecto fundamental que debe servir de base para elegir el programa más adecuado debe ser a qué sector pertenece tu establecimiento.
Aunque hay versiones de software que funcionan bien en todo tipo de comercios, lo primordial es disponer de lo necesario para sacar todo el partido de las particularidades de nuestro negocio, algo que solo se consigue con un programa plenamente adaptado a nuestro local.
2.- El alcance de los datos almacenados. En función del tipo de negocio que tengas, te interesará saber más acerca del cliente que ha hecho la reserva o no. Por ejemplo, en un restaurante para gestionar adecuadamente la reserva es fundamental disponer del nombre y del número de comensales totales, pero en otro tipo de reservas, como las hoteleras, es preciso conocer la duración de la estancia y disponer de alguna garantía de pago.
Hay reservas que solo se formalizan previo depósito de una fianza, una cantidad que es devuelta al realizar el check out que sirve para dar cobertura al local en caso de que se produzca algún desperfecto.
Por este motivo, es fundamental adaptar las características del software a las del negocio, de modo que se disponga de un programa que realmente permita guardar los datos que necesitamos de la reserva para atenderla satisfactoriamente.
3.- La presencia de herramientas complementarias. No es habitual que un software de este tipo esté integrado en otro programa, pero cada vez se lleva más la moda de incorporar una pequeña herramienta en un ecosistema de funciones mucho más amplio.
En el caso de los programas de reservas online, es cada vez más común encontrar herramientas de reserva implementadas en programas que evalúan el comportamiento del cliente, su nivel de satisfacción y la duración media de la reserva para estudiar nuevas estrategias comerciales.
Funciones comunes a todos los programas de gestión de reservas en línea
Un software de reservas online está pensado para agilizar todo lo relativo al proceso de reserva de un determinado servicio, desde la formalización de la misma hasta el pago en el propio comercio.
Sin embargo, es conveniente conocer hasta qué punto se asemejan estos programas, ya que algunos solo disponen de gestores auxiliares y otros únicamente actúan a modo de archivadores que no ayudan a publicar ni consultar los datos de las reservas de la semana.
Es necesario que conozcas hasta qué punto se asemejan estos programas entre sí para no inducirte a error y acabar instalando un programa que resulte tan confuso como ineficaz.
Antes de elegir un programa u otro deberías conocer cuál es la función exacta de un software de reservas online y hasta qué punto trabajan en sintonía los unos con los otros. Para que te hagas una idea de en qué se basa su funcionamiento, nuestros expertos han confeccionado esta lista de características comunes que podrás encontrar en todo programa de gestión de reservas en línea.
1.- Guardan un registro de las reservas. Quizá no sea importante en los pequeños establecimientos, pero en grandes complejos hoteleros y en zonas recreativas con servicios variados de hostelería, alojamiento y salas de juego, es fundamental disponer de un registro de las reservas para rastrearlas en caso de desavenencia con alguno de los clientes.
Por otra parte, los programas más avanzados disponen de un selector de estrategias capaces de emitir sugerencias ante eventuales situaciones inesperadas, como un cliente enfadado, la cancelación no autorizada de una reserva o un método de pago no autorizado.
2.- Almacenan el historial de la reserva. El historial de la reserva permite conocer todos los pasos que ha dado el cliente, así como las posibles dificultades que haya podido tener en caso de querer formalizar una reserva y habiéndose visto imposibilitado para ello por cuestiones ajenas a su voluntad.
Del mismo modo, los historiales de reservas permiten conocer la evolución de las tendencias de los clientes, averiguar sus gustos y sus reacciones tras formalizar las reservas y conocer su opinión acerca de los servicios disfrutados.
3.- Reasignan los turnos y redistribuyen la carga de trabajo. En caso de que se produzca una avalancha y las reservas se disparen, los programas disponen de unas herramientas complementarias que redistribuyen los turnos y reasignan las funciones a los diferentes miembros de la plantilla para que el establecimiento pueda satisfacer la alta demanda de solicitudes de manera satisfactoria.
Además, disponer de una previsión de la carga de trabajo es fundamental para poder realizar ajustes con tiempo en el local, algo especialmente útil cuando hablamos de restaurantes o flotas de vehículos, que disponen de unidades limitadas y que dependen de la cantidad de stock para satisfacer la alta demanda en los periodos en los que se producen los picos de reservas.
Ventajas de utilizar un software de gestión de reservas por Internet
Además de permitir funcionar con más agilidad y canalizar los recursos humanos en otras áreas del negocio, estos programas tienen otros beneficios asociados que vale la pena conocer para que te decidas a instaurar en tu negocio un programa de gestión de reservas en línea.
Además de guardar la información básica de la reserva, estos programas sirven para elaborar informes estadísticos acerca de la evolución de la marca en el sector que incluyan las previsiones de crecimiento para el próximo periodo fiscal.
Es innegable que contar con un programa de este tipo es fundamental para optimizar el funcionamiento de un negocio, sobre todo en el caso de los hoteles de gran tamaño, que deben manejar las reservas de grandes volúmenes de clientes de manera eficiente y sin errores.
1.- Permite organizar el trabajo con antelación. Un aspecto fundamental para que el rendimiento no sea vea resentido es disponer de toda la información necesaria antes de que comience la jornada laboral.
Para ello es fundamental que la carga de trabajo esté debidamente repartida y asignada a un grupo de trabajo en concreto, algo en lo que estos programas pueden echar un cable de manera más que eficaz.
2.- Almacena peticiones especiales de clientes ilustres. Son habituales las peticiones especiales de personajes famosos o de gran proyección mediática cuando van a alojarse en un hotel o van a disfrutar de una comida en un restaurante. Los programas de gestión de reservas suelen disponer de un hueco específico para que los clientes hagan comentarios que serán remitidos al personal para su evaluación y posible aprobación.
Este tipo de servicios suelen prestarse a cambio de un plus económico, teniendo en cuenta que suelen requerir cambios en la disposición del mobiliario, comida específica, degustación a la carta de platos muy concretos o reserva de una planta al completo por motivos de seguridad.
3.- Canaliza los recursos del local en departamentos más necesitados. Al poder repartir la carga de trabajo y dejar en manos del programa la asignación de turnos, los esfuerzos del equipo pueden ser redirigidos a actividades más importantes, cubriendo todos los frentes mientras dure el servicio.
