La elaboración y emisión de facturas es un proceso clave que toda empresa debe realizar, y para evitar desajustes y errores es indispensable realizarlo con toda la atención puesta en la tarea. No obstante, la automatización de tareas que ofrecen los programas de gestión empresarial hoy en día han transformado los departamentos de administración, que ahora permiten trasladar a la máquina la carga de trabajo que supone llevar a cabo las labores de facturación.
Un software de facturación permite automatizar la elaboración y emisión de facturas, evitando errores que comprometan la contabilidad de la empresa y mejorando el rendimiento de la misma a corto y largo plazo.
Para que conozcas las mejores opciones que existen en tal sentido, te hemos preparado un listado con los que son, a nuestro parecer, los 10 mejores software de facturación del momento. ¡Quizá sea hora de modernizar todavía más el funcionamiento de tu empresa!
1. Debitoor
Es una de las plataformas digitales de facturación más utilizadas a nivel mundial por su control intuitivo y la precisión con la que muestra en pantalla la información necesaria. Permite realizar facturas automatizando los cálculos de impuestos y descuentos en función de los parámetros asignados, mostrando un desglose de devengos y deducciones sin errores atendiendo a la información introducida.
Cuenta con tecnología OCR, que le permite escanear con la cámara del smartphone cualquier ticket de compra para conocer en detalle los impuestos pagados, el porcentaje aplicado y cómo afecta eso a nuestra economía. Estos cálculos pueden almacenarse en la nube para consultar hojas de cálculo semanales, mensuales o anuales y establecer estadísticas de aportaciones a lo largo del periodo seleccionado.
Está disponible en tres planes diferentes: el XS (4 euros al mes), que cuenta con las funcionalidades básicas y permite elaborar hasta 100 documentos al año; el plan M (12 euros al mes), con todas las funcionalidades incluidas y un límite de 800 documentos al año, y el plan Ilimitado (24 euros al mes), que carece de restricciones.
3 aspectos que destacamos:
- Su interfaz, clara y limpia
- Con tecnología OCR
- Planes muy ajustados
2. Anfix
Es la mejor alternativa para quienes busquen un software de facturación empresarial y cuente con aplicaciones acompañantes para móviles, tabletas y relojes. Viene de serie con un sistema de escaneo de documentos, que permite obtener un desglose de los conceptos y añadirlos a tablas de estadística en la nube para calcular los pagos en impuestos, contribuciones y demás conceptos asociados.
Su sistema de almacenamiento en la nube permite consultar toda la información incluso en un smartwatch compatible con la aplicación acompañante, además de otorgar acceso a todas las plataformas bancarias asociadas al negocio para consultar ingresos de facturas, pagos a proveedores y demás movimientos.
3 aspectos que destacamos:
- Con app para smartphones y smartwatches
- Almacenamiento total en la nube
- Apuesta por la conciliación bancaria
3. Billage
En realidad, es un programa 3 en 1 porque cuenta con un software de facturación, uno de gestión de proyectos y CRM. Es especialmente útil para aumentar el rendimiento económico de la empresa y evitar gastos que comprometan la contabilidad. Permite consultar de un vistazo todas las cuentas bancarias asociadas a la tesorería de la empresa y es posible facturar con recargo de equivalencia, sincronizar la dirección de correo electrónico para comunicarte con quien necesites sin cerrar la app, así como obtener análisis de solvencia financiera de manera periódica.
En cuanto al software de gestión de proyectos y CRM, deja configurar fácilmente las remesas SEPA: basta con seleccionar al cliente para introducir los datos bancarios y generar la remesa, simplificando el proceso de facturación del proyecto.
Billage cuenta con un plan gratuito que da acceso a la elaboración de 60 facturas al año, un centenar de clientes y 5 proyectos. El plan básico cuenta con un módulo de facturas ilimitado por 8 euros al mes, mientras que el plan superior, de 16 euros mensuales, da acceso completo al CMR y al gestor de proyectos.
3 aspectos que destacamos:
- Un software 3 en 1
- La configuración de las remesas SEPA
- El plan gratuito, muy completo
4. Factusol
Ofrece una solución integral para elaborar y emitir facturas de manera automática, al tiempo que permite tener bajo control el stock de nuestro negocio. Es una buena manera de darle a tu empresa una solución de facturación competente y acceder a previsiones de cobros, llevar a cabo tareas de trazabilidad de albaranes y consultar el volumen de operaciones.
Está disponible en dos versiones, una 100% online y otra disponible en descarga. Esto permite acceder al programa sin ralentizaciones ni esperas, pudiendo consultar toda la información en la nube y relegando a un segundo plano la versión offline para los momentos en los que no dispongas de conexión a Internet.
Es uno de los softwares de facturación más utilizados porque su descarga es gratuita y trae todas las funcionalidades de serie. No obstante, esta versión no cuenta con soporte ni actualizaciones, ya que únicamente la suscripción anual da acceso a las mismas.
3 aspectos que destacamos:
- Completo sistema de trazabilidad de albaranes y pedidos
- Su versión 100% online se sincroniza automáticamente
- Todas las funciones disponibles de entrada
5. Factura Directa
Lleva un paso más allá la integración en entornos empresariales al contar con funciones concretas para fomentar la conciliación bancaria, la emisión y personalización de las facturas y la emisión automática de modelos para la Agencia Tributaria.
Cuenta con opciones de sincronización con Zapier y da acceso instantáneo a todos los clientes y proveedores de listas de correos de Mailchimp y Google Drive, pudiendo sincronizar toda la información almacenada en otras plataformas de almacenamiento online para facilitar el acceso a toda ella desde un único lugar.
Está disponible en tres planes distintos: el Básico (10€/mes) cuenta con un límite de 100 clientes y 25 productos, el Avanzado (20€/mes) dispone de integración bancaria y sincronización con Zapier, y el Total (40€/mes), que incluye todas las funciones adicionales de contabilidad.
3 aspectos que destacamos:
- Se sincroniza con Zapier y Drive
- Emite modelos aptos para Hacienda
- Su herramienta de conciliación bancaria
Web oficial de Factura Directa
6. Invoice
A pesar de que su interfaz no es de las más intuitivas para nuestro gusto, sí es de las mejores para empresas con presencia internacional que no superen el volumen de facturación del millar de dólares.
Es totalmente gratuita y dispone de carpetas diferenciadas para gestionar a clientes y proveedores por separado, además de crear archivos específicos para almacenar toda la información relativa a la documentación recibida y enviada y los informes elaborados.
Cuenta con una función multipantalla que permite visualizar varias carpetas de manera simultánea y ampliar ciertas partes de los documentos para tener a mano los datos importantes. Trae consigo también funciones de exportación a Excel y PDF para guardar una copia en sus respectivos formatos de los informes elaborados.
3 aspectos que destacamos:
- Está totalmente en inglés
- Apto para empresas internacionales
- Las opciones de exportación y división de carpetas
7. Billin
Su baza es la sencillez, ya que carece de funciones complementarias para agilizar su uso y ser apto para quienes todavía no se han familiarizado con la digitalización de su negocio. Trae consigo plantillas predefinidas aptas para gran parte de los informes elaborados en un negocio y permite almacenarlos por orden alfabético o numérico.
Incluye la posibilidad de añadir la opción de pago directo en nuestras facturas, de modo que el receptor pueda llevar a cabo el pago a través de Paypal o con tarjeta en el mismo momento de su apertura.
La última actualización ha incorporado la función de escaneo de documentos, que permite adjuntar documentos de identificación personal en caso de ser requeridos para zanjar las operaciones pendientes.
3 aspectos que destacamos:
- Elabora y emite facturas, sin más
- Incluye la opción de pago directo
- Compatible con Paypal
8. Keyand Cloud
Es uno de los programas de facturación más completos, ya que permite realizar presupuestos, emitir facturas y programar su envío de manera automática, muy útil para servicios de suscripción y pago de proveedores.
Es compatible con la integración con Amazon, pasarelas de pago, herramientas de contabilidad y CRM. Además, en caso de que tu negocio cuente con un comercio virtual, podrás acceder a un plugin para conectarlo con tu plataforma y automatizar la recepción de pedidos, agilizar los envíos y ahorrar tiempo a la hora de prepararlos y de cobrarlos.
Está disponible en plan Básico con emisión de 100 facturas por 12 euros al mes, en plan Business con escaneo por app y conciliación bancaria por 24 euros al mes, y en plan Ilimitado por 48 euros al mes con todo incluido.
3 aspectos que destacamos:
- Permite automatizar la emisión de facturas
- Con plugin para e-commerce
- CRM incorporado
9. Idesoft
Pese a que su interfaz está anticuada, su programa sigue siendo de los mejores en cuanto a gestión empresarial, ofreciendo versiones locales y de pago tanto a nivel local como en línea. Su software de facturación es gratuito y es especialmente útil para los autónomos, que necesitan emitir sus facturas de manera periódica.
Trae consigo una extensión denominada Élite, que incluye actualizaciones y soporte adicional sin cuotas extra y que resulta ideal para ampliar las soluciones de pago. No obstante, algunos módulos sí requieren de un pago extraordinario por haber ampliado sus funcionalidades de facturación a posteriori.
La ventaja del uso por módulos es que permite personalizar por completo la experiencia, proporcionando un programa totalmente adaptado a las necesidades del negocio.
3 aspectos que destacamos:
- Apto para instalar en local y en línea
- La personalización por módulos
- Soluciones de pago gratuitas
10. Zfactura
Es una de las mejores opciones para quienes prefieren elaborar ellos mismos las facturas, pero desean hacerlo en un programa que cuente con todas las herramientas necesarias para hacerlo de manera ágil y sin errores.
Incorpora un potente gestor de facturas que permite almacenarlas por orden de elaboración o períodos de cobro, además de permitir el almacenamiento de documentación importante asociada a las mismas. Y es compatible con el formato de factura electrónica Facturae, por lo que es 100% apta para enviar documentación verificada a las administraciones públicas.
Eso sí, aunque plenamente funcional, sus precios siguen siendo algo desorbitados: a la tarifa Estándar (99 euros), profesional (199 euros) o Personalizada (399 euros) se le debe añadir una cuota de mantenimiento de 10 euros al mes, lo que la acaba por convertir en una aplicación enormemente restrictiva.
3 aspectos que destacamos:
- Compatible con el formato Facturae
- Requiere de mantenimiento mensual
- Incluye soporte técnico 24 horas
Nuestra recomendación para hacerte con el mejor software de facturación
Aunque creas que tienes clara tu decisión y vayas de cabeza a suscribirte a los servicios de un software de facturación específico, conviene que tengas en cuenta varias consideraciones antes de formalizar tu decisión. La implementación de estos programas va a determinar el funcionamiento interno de tu empresa durante el período activo de suscripción, por lo que te conviene meditar acerca de tu elección y no dejarte llevar por los impulsos.
Si necesitas ampliar las funcionalidades lo sabrás por ti mismo con el paso del tiempo; por eso, nunca debes hacerte de entrada con el plan anual si no has probado el software de facturación con anterioridad.
1.- Funcionalidades extra. Echa un vistazo siempre a las funcionalidades ampliadas que incorpora la aplicación para comprobar si se va a ajustar a lo que tu negocio realmente necesita. No solo es importante que el programa te ayude a preparar facturas y a automatizar su envío, sino que te facilite su exportación, su almacenamiento y cuente con las opciones de visualización y envío más acordes con la infraestructura de tu negocio.
2.- Planes de suscripción. En base a nuestra experiencia y las opiniones de anteriores suscriptores que han cometido el mismo fallo, nuestra recomendación es que elijas siempre la suscripción más básica para probar sus funcionalidades. Por muy bien que pinte, las versiones de prueba o los planes más básicos siempre están para que te hagas con el manejo y compruebes si se adaptan de verdad a tu negocio.
3.- Consulta siempre la legislación. Algunas aplicaciones cuentan con una versión nativa que no tiene en cuenta el sistema tributario español, por lo que debes asegurarte de que, si tu empresa no cuenta con filiales ni asociados en otros países, elijas siempre una aplicación que tenga en cuenta las leyes fiscales de tu país. Si quieres ir sobre seguro, decántate por las que cuentan con opciones para enviar documentación a la administración pública y agilizar tus declaraciones de la renta.
Funciones comunes a todos los software de facturación
Todos estos tipos de programas cuentan con funciones similares que permiten elaborar y emitir de manera automática facturas y documentos de requerimiento de pago, así como almacenar de manera ordenada toda la documentación relativa a los pagos y justificantes de envíos.
Sin embargo, ten en cuenta que no todas funcionan igual ni cuentan con las mismas opciones de personalización, ya que los parámetros ajustables y las interfaces que permiten elaborar informes de ventas, control de stock y balance de ingresos y pagos son muy distintas.
Todo software de facturación cuenta con lo necesario para emitir facturas de manera automática y establecer su periodicidad, e incluso algunas permiten añadir funciones de pago automático.
1.- Requerimiento de documentación. Es una opción complementaria disponible en todos los programas de este tipo, bien sea de manera predeterminada o, lo que es más común, añadiéndola en las versiones Premium de estos programas. Sirve para solicitar una documentación específica junto con el pago del importe estipulado en la factura, de modo que puedas contar con todo lo necesario en caso de que la Agencia Tributaria requiera algún tipo de documentación complementaria.
2.- Pasarelas de pago. Junto a la confección y envío de la factura se añade la posibilidad de incorporar una pasarela de pagos que permita ejecutar el cobro del importe de manera instantánea y en línea, sin necesitar de más trámites.
3.- Control de stock y balance de beneficios. Una de las funciones extra más habituales en estos programas es el control del stock, que permite hacer un recuento de la mercancía vendida y de los beneficios obtenidos por su venta, así como almacenar los datos para llevar a cabo informes de beneficios y gastos trimestrales, semestrales o anuales.
Ventajas de usar un software de facturación
Dadas las enormes funciones de automatización que proporcionan estos programas, los beneficios de usar un software de facturación pesan mucho más que el tiempo invertido necesario para su implementación: preparación y envío automático de facturas, control de stock, funciones asociadas al requerimiento y envío de documentos a la administración pública o automatización de los procesos de pago son solo algunas de las ventajas que ofrecen estos softwares.
Un software de facturación permite automatizar los envíos de facturas y elaborar de manera automática informes aptos para su presentación en Hacienda.
1.- Optimización del tiempo. La preparación de una factura sin errores de manera continuada permite ahorrar mucho tiempo a lo largo de los meses, ya que al no precisar de tiempo para rehacer ciertas facturas los pagos no se retrasan, lo que agiliza enormemente el funcionamiento de la empresa y mejora su solvencia.
2.- Contabilidad precisa. Al automatizar los datos de ventas, controlar el stock y emitir por sí mismo los documentos y las facturas necesarias, un software de facturación te permitirá tener un control absoluto sobre las finanzas de tu negocio, reduciendo la burocracia para facilitar su funcionamiento.
3.- Almacena más eficientemente los documentos. Con el tiempo, y si tu negocio acaba teniendo una longeva vida (no esperamos lo contrario), tus ordenadores y sistemas serán un nido de documentos y archivos que conviene que ordenes de manera clara para encontrarlos cuando busques alguno. Ten en cuenta que las bibliotecas digitales y la gestión de estos archivos son herramientas disponibles en algunos de estos programas de facturación, así que no dudes en incluirlos a tu negocio si lo necesitas.
4.- Ten todos tus documentos en la nube a mano. Lo mejor de esta herramienta no es que te permite guardar de manera ordenada tus archivos, sino que lo hace sincronizando todos tus documentos en la nube para que los tengas disponibles en un mismo sistema. No es raro encontrar softwares de facturación compatibles con Drive y otras plataformas de almacenamiento en la nube.
