Pese a que los conocimientos de un profesional del derecho parecen no tener fin, lo cierto es que la abogacía es una profesión muy sacrificada que requiere de un gran esfuerzo intelectual para llegar a despuntar y ser brillante en ella.
No obstante, la llegada de las nuevas tecnologías ha permitido incluir algunas herramientas capaces de mejorar el rendimiento de los abogados y de los juristas, ayudándoles a manejar la contabilidad, la administración y el almacenamiento de los casos en sus despachos.
Un software para abogados es útil en varios frentes, mejorando el rendimiento humano, agilizando la tramitación de expedientes y la obtención de documentación, actualizando la contabilidad y garantizando que se cumplen los plazos de entrega en cada caso.
Sin embargo, hay tantas versiones de programas como tipos de abogados hay, por lo que puede resultar complicado saber cuál te conviene más. Para que tengas más clara tu elección nuestros expertos han confeccionado un top con los 10 mejores software para abogados del momento.
1. Trello
Es una de las aplicaciones pioneras en el uso del método Kanban en la abogacía. Su premisa es muy sencilla: basta con crear un tablero en la aplicación por cada caso abierto y almacenar los avances, por pequeños que sean, de cada uno de ellos de manera diaria.
Esto permite realizar análisis de avances mucho más precisos y crear nuevas estrategias de trabajo para disponer de toda la información disponible.
Permite compartir con el resto de compañeros o incluso con otros profesionales del derecho los tableros incorporados en el programa, pudiendo asignar a asistentes en cada caso y ofreciendo las herramientas idóneas para ponerse en contacto de manera telemática.
3 aspectos que destacamos:
- Su método es innovador y permite comprobar los avances de manera periódica.
- La opción de compartir tableros asigna salas privadas automáticamente.
- Ideal para trabajar con objetivos ambiciosos y deadlines agresivas.
2. Quipu
No está tan enfocada a los grandes despachos de abogados como a los profesionales particulares que necesitan un asistente virtual para organizar sus casos y establecer objetivos.
Quipu permite gestionar los casos, realizar tareas administrativas básicas y viene de serie con un completo gestor de contabilidad.
Es perfecto para llevar la facturación al día, ya que su sistema de almacenamiento de datos estadísticos elabora resúmenes de contabilidad de manera periódica para ofrecerte información acerca de tu estado económico.
Una buena herramienta para mejorar el rendimiento de los principales despachos de abogados autónomos y garantizar su solvencia a largo plazo.
3 aspectos que destacamos:
- Su potente gestor contable, capaz de llevar al día la facturación.
- Elabora informes periódicos de solvencia económica.
- Ideal para abogados autónomos que precisan un gestor virtual personalizado.
3. Kleos
Disponible en tres planes diferentes (Essential, Pro y Business) con precios por suscripción que parten de los 30 euros, Kleos apuesta por la sencillez y la simplicidad, ya que es muy fácil de manejar y permite seleccionar casi cada opción con un solo toque de pantalla.
Su sistema de gestión de tareas traslada a la pantalla principal las principales actividades programadas para el día, haciendo las veces de recordatorio para que no se te pasen las reuniones o las vistas para ese día.
Es capaz de sincronizarse con Outlook y con el resto de paquetes incluidos en Office, además de con Lexnet, ideal para aglutinar en un solo programa todos los avisos, mensajes y gestores contables y laborales.
3 aspectos que destacamos:
- Cuenta con app acompañante para controlarlo desde una tableta.
- Sus tres planes de suscripción exigen un pago previo.
- Su servicio Kleos Connect funciona como plataforma de almacenamiento en la nube.
4. MN Program
De origen español, es uno de los mejores programas para abogados. Es muy apreciado por su alta velocidad de procesamiento, su gestor incorporado capaz de controlar todos los frentes del despacho de manera simultánea y la flexibilidad de su tarifa.
MN Program se basa en el flujo de usuarios para establecer un pago, de modo que preserva la solvencia del bufete al cobrar únicamente los servicios en función del volumen de clientes.
Incorpora módulos para su personalización, pudiendo convertirlo en un programa experto en contabilidad y tesorería a través de ellos, así como herramientas concretas para despachos que trabajan son aseguradoras.
En la actualidad es una de las propuestas más apreciadas por quienes quieren contar con un equipo a la última, ya que integra funciones específicas de firma digital, control horario, portal de clientes y reservas de citas en línea, entre otros aspectos.
3 aspectos que destacamos:
- Fomenta el trato a distancia para evitar desplazamientos innecesarios.
- Está implementado en más de 25.000 empresas.
- Su base de datos actúa como un CRM, siendo mucho más familiar.
5. Kmaleon
Uno de los veteranos en el sector del desarrollo informático con aplicaciones para el derecho. A día de hoy sigue siendo una de las mejores opciones gracias a su gestor de casos abiertos, sus herramientas para establecer metas en base a tiempos de trabajo.
Aunque para disfrutar de todo su potencial es necesario dominarlo por completo (algo un tanto complicado por la gran cantidad de opciones que incluye), es de lo mejor en cuanto a manejo de bases de datos.
En la red hay disponibles cursos para acelerar la curva de aprendizaje con Kmaleon, ya que es una de las herramientas más extendidas entre los despachos de abogados actuales.
3 aspectos que destacamos:
- Cuesta dominarlo por completo, pero es de lo mejor en su segmento.
- Es capaz de crear plantillas de mail y Word muy precisas.
- Se sincroniza automáticamente con portales como ejusticia o Lexnet.
6. Quolaw
Su principal novedad con respecto a versiones anteriores de los responsables de vLex es que integra bibliotecas jurídicas de mayor tamaño, además de contar con Eunomia, un asistente virtual basado en inteligencia artificial.
Asesora al profesional en todos los pasos, desde la recopilación de documentos hasta las acciones judiciales, siendo de las opciones más completas del mercado en la actualidad.
Cuenta con tres planes de pago distintos que oscilan entre los 66 y los 95 euros al mes, en función de la versión adquirida. También dispone de un gestor de permisos para dar acceso a herramientas concretas, como emisores de facturas y recibos, informes de contabilidad y demás.
3 aspectos que destacamos:
- El rendimiento de Eunomia, su asistente basado en IA, es soberbio.
- Los precios de la suscripción están bastante ajustados.
- Su gestor contable elabora informes estadísticos de manera autónoma.
7. Sendinblue
Es una de las mejores soluciones de mailmarketing del ámbito penal. Está muy enfocada a todos aquellos profesionales que cuenten con un blog o una base de datos de clientes y anden en busca de nuevas estrategias de mailmarketing y newsletter.
Lo mejor de todo es que permite crear plantillas totalmente personalizadas de correo electrónico desde cero, lo que deja mucho espacio para personalizar las estrategias de comunicación del bufete.
Se pueden crear segmentos, programar el envío de campañas, crear diseños exclusivos para newsletters específicas… Muy recomendable.
3 aspectos que destacamos:
- Sus plantillas personalizadas se amoldan a todo tipo de profesionales.
- Realiza sugerencias para optimizar el rendimiento de la newsletter.
- Permite crear nuevas estrategias de comunicación.
8. Sudespacho.net
Es otra de las firmas veteranas en el desarrollo de asistentes virtuales para profesionales del derecho. Pese a que hace tiempo que no goza de actualizaciones de envergadura, su rendimiento continúa siendo óptimo y se mantiene en los primeros puestos de las herramientas más utilizadas por los profesionales.
Está especialmente pensado para ser utilizado en grandes despachos, sobre todo los bufetes multidisciplinares que manejan casos de todo tipo y deben realizar asignaciones rápidas en base a criterios objetivos.
Cuenta con funciones específicas para mejorar el rendimiento de los profesionales, como asistentes de actuación, ayuda en la tramitación de procesos, inclusión de canales de comunicación alternativos y funciones similares de apoyo.
3 aspectos que destacamos:
- Su rendimiento sigue siendo mejor que el de muchas propuestas más modernas.
- Permite crear salas virtuales entre los profesionales para intercambiar impresiones.
- Realiza asignaciones automáticas en grandes despachos para no demorar los trámites.
9. Legal Pigeon
Ocupa un nicho de mercado muy específico, ya que su principal objetivo es dar la posibilidad de contratar a un abogado sustituto con la formación y las acreditaciones necesarias como para desarrollar correctamente un caso de manera íntegra.
Ofrece una solución tecnológica innovadora, ya que todo el proceso se lleva a cabo desde la misma aplicación. Tras seleccionar el abogado sustituto, se prepara la instrucción para formar al letrado. Acto seguido se elaborará un informe de la vista judicial y tras la misma se abonará el pago.
La inscripción es opcional, pero dadas las oportunidades laborales que proporciona la adjudicación complementaria de casos, cada vez son más los profesionales que apuestan por darse de alta en el censo de la plataforma. De hecho, en la actualidad más de un millar de abogados están dados de alta en la red de abogados de Legal Pingeon.
3 aspectos que destacamos:
- Su premisa es innovadora, pudiendo contratar por libre un abogado sustituto.
- La tasa de contratación es fija y carece de complementos.
- Su red de abogados cuenta con más de 1.000 profesionales disponibles.
10. Basenet
Desarrollado por una compañía holandesa con oficinas en Málaga especializada en el desarrollo de herramientas de asistencia penal, Basenet es en realidad un sistema modular basado en la nube capaz de adaptarse a las necesidades de cada abogado.
Su estructura permite contratar los módulos que realmente son del interés de cada uno, poniendo al alcance de cada abogado las herramientas que mejor casen con su especialidad profesional.
Además, cuenta con la opción de incorporar un CRM para realizar segmentaciones y filtros avanzados, lo que resulta de gran utilidad en los despachos más veteranos que cuentan con grandes bibliotecas capaces de contener los casos archivados de las últimas tres décadas.
3 aspectos que destacamos:
- Incorpora CRM, con etiquetas y segmentaciones avanzadas.
- Tres packs disponibles de base con especificaciones únicas.
- Su estructura modular permite contar con un programa totalmente adaptado.
Nuestra recomendación a la hora de adquirir un software para abogados
Aunque todos los asistentes virtuales para abogados ayudan a mejorar el rendimiento de los profesionales y a pesar de las funciones comunes de los programas de gestión de despachos de abogados, en el ámbito laboral no todos cuentan con las mismas especificaciones y muchos de ellos disponen de herramientas especializadas en un ámbito concreto.
Hacer una selección preliminar para descartar aquellas herramientas que no se adecúan a nuestra disciplina es fundamental si buscamos mejorar nuestro rendimiento.
Por este motivo, es necesario hacer una selección preliminar de aplicaciones para identificar a todas aquellas que, independientemente de su rendimiento general, carecen de las aptitudes para ser de ayuda en las labores de tu día a día, algo elemental si lo que se pretende es trabajar de una manera más eficiente.
Tres son los aspectos fundamentales a los que debes prestar atención cuando vayas a seleccionar tu software para abogados. A grandes rasgos, serían los siguientes:
1.- Adapta el programa a las dimensiones de tu despacho. Nunca al revés. Y es importante porque en ocasiones se cuenta con una metodología de trabajo eficaz hasta que se implementan herramientas virtuales que provocan un pronunciado bajón en el rendimiento.
Para evitarlo, es importante adaptar nuestras herramientas a las características del despacho, nunca al revés. Un profesional del derecho nunca puede trabajar en base a las directrices de un programa informático, ya que es una estrategia perdedora de base.
2.- Renuncia a las versiones gratuitas. Quien algo quiere algo le cuesta y, aunque en ocasiones los precios de los planes de pago mensuales son desorbitados, al menos te dan la garantía de ser lo que dicen ser.
En cambio, los programas que presumen de ser gratuitos y de incluir las mismas funciones que los de pago deben hacerte sospechar de inmediato, puesto que en el sector del derecho es complicado encontrar programas que cumplan estas características. ¡Mucho ojo!
3.- Mejora la seguridad de tu infraestructura de red. Esto es imprescindible para garantizar la seguridad de tu bufete tanto a nivel físico como virtual, ya que cualquier vulnerabilidad puede comprometer no solo la confidencialidad de tus clientes, sino la integridad de tu archivo, algo que no puede ocurrir bajo ninguna circunstancia.
Funciones comunes a todos los programas informáticos de abogacía
Además de proporcionar al abogado las herramientas necesarias para agilizar la resolución de expedientes, un software de abogados cuenta con todo lo necesario para mejorar el funcionamiento administrativo del despacho, agilizar la tramitación de casos y modernizar las comunicaciones.
Ofrecer las herramientas necesarias para mejorar la resolución de casos y optimizar el rendimiento legal y financiero del despacho son dos de las funciones clave de todo software para abogados.
Aunque se podría abrir un debate en torno a las funciones comunes de estos programas y el nivel de intrusismo que genera su presencia (si es que puede ser considerado tal), a grandes rasgos estas serían las características comunes a todos los programas destinados a la abogacía:
1.- Herramientas especializadas por disciplinas. Es un aspecto fundamental a la hora de mejorar el índice de resoluciones del despacho, ya que estas aplicaciones suelen disponer de herramientas capaces de mejorar en un determinado tipo de derecho: financiero, penal, laboral…
Ten en cuenta que existen programas cuya estructura se basa en un esquema modular, con capacidad para adaptarlos a las necesidades de la empresa y del equipo que trabaja en el despacho.
2.- Optimizaciones contables. Descuidar el aspecto administrativo y financiero de un bufete siempre trae malas consecuencias, ya que compromete la viabilidad del mismo.
Contar con un equipo especializado en desarrollo financiero es lo ideal, pero si por costes o infraestructura no te resulta posible, lo mejor es que te decantes por implementar herramientas que te ayuden a mejorar el funcionamiento contable de tu empresa por ti mismo.
3.- Almacenamiento seguro de expedientes. Un aspecto fundamental es la seguridad, sobre todo teniendo en cuenta que los despachos de abogados manejan casos sensibles que deben permanecer en el anonimato.
Discreción y confidencialidad son dos características inherentes a la abogacía, y el uso de estos programas puede ayudarte a mejorar la seguridad de tu despacho para mantener los archivos y las comunicaciones bajo llave.
Otra posibilidad es incorporar un programa específico de encriptado para aumentar la seguridad de tus bibliotecas digitales. La filtración de datos es algo que un despacho de abogados debe evitar a toda costa y a tal fin puede ser de gran ayuda la inclusión de herramientas de este tipo para evitar las intrusiones y los accesos no autorizados.
Ventajas de utilizar un software para abogados
Además de mejorar el rendimiento económico, potenciar nuevos canales de comunicación y optimizar la asignación de casos, un software de abogados es perfecto para descargar parte de las labores del día a día que restan tiempo de lo verdaderamente importante: la tramitación de casos y la resolución de expedientes.
Nada debería impedir a un abogado dedicarse por entero a la resolución de casos abiertos, pero existen labores asociadas al rendimiento de un bufete que pueden afectar negativamente a la dinámica. Aquí intervienen estos programas.
Pero el uso prolongado y mantenido en el tiempo de un programa informático para abogados permite mejorar la posición del bufete en el panorama general de despachos, lo que atrae a nuevos clientes y permite adquirir experiencia con el paso del tiempo. Otras ventajas asociadas al uso de un software para abogados son:
1.- Lleva al día la facturación. Fundamental si se pretende garantizar la viabilidad del despacho a largo plazo. La contabilidad es un aspecto primordial si lo que se pretende es darle larga vida al despacho, así que esfuérzate por dominar cuanto antes las herramientas del programa enfocadas a llevar al día la contabilidad de la empresa.
2.- Asignación inmediata de profesionales. En los bufetes profesionales es elemental disponer de un gestor capaz de asignar de manera automática los casos entrantes a los profesionales más cualificados.
La clave está en mantener el algoritmo actualizado, ya que permite establecer una relación entre la formación y la especialización de cada profesional para mejorar las expectativas de obtener una resolución favorable.
La rapidez es una virtud en los primeros compases de cada caso, y por eso precisamente contar con un programa capaz de agilizar todo este proceso es fundamental para un despacho de abogados.
3.- Búsqueda optimizada en el historial. Con la experiencia, es normal que se acumulen casos y expedientes en el archivo que no tengan un lugar fijo una vez el despacho funcione a pleno rendimiento.
Lo mejor en estos casos es contar con herramientas de digitalización que permitan hacer duplicados de archivos para ahorrar espacio en las estanterías de los almacenes y disponer de un registro de entrada y salida de expedientes más fácil de consultar.
Crear bases de datos es fundamental para mejorar el funcionamiento interno de un despacho, así como para optimizar la seguridad y encriptar todos aquellos documentos sensibles que deban guardarse de manera reservada.
