Con el fin de agilizar los trabajos del asesor, existen a día de hoy programas informáticos cuyo objetivo es automatizar todos los procesos en los que la figura del asesor y de su propio equipo se ven involucrados: tareas contables, fiscales y jurídicas pueden ser susceptibles de ser mejoradas con el uso de un software capaz de agilizar enormemente estos procesos.
El uso de programas informáticos para dinamizar labores fiscales, jurídicas y de asesoría está a la orden del día, ya que agiliza enormemente el flujo de trabajo y permite aumentar el rendimiento.
Para que conozcas las mejores opciones del mercado, hemos reunido los que son en la actualidad los 8 mejores software para asesorías del momento, haciendo especial hincapié en sus características más destacadas, explicando de manera didáctica en qué puede mejorar el funcionamiento de una asesoría y en qué segmentos se desenvuelve mejor, ya que algunos están especialmente diseñados para tareas específicas de contabilidad, de emisión de alertas y avisos o de boletines.
1. Anfix
El uso de programas contables es fundamental en cualquier asesoría que se precie, y Anfix es un software contable de alto rendimiento que permite llevar las cuentas con precisión y exactitud, evitando los sobresaltos y ofreciendo informes visuales de ventas y gastos.
Cuenta con herramientas para clasificar de manera automática los movimientos del banco, y gestiona de manera automática los datos tanto de la empresa como de los clientes, evitando el ingreso manual y, por consiguiente, la producción de errores en los balances finales.
Dispone de un visor en tiempo real para obtener información relativa a las sumas impagadas, las deudas de clientes y las ganancias reales que genera el negocio, además de ofrecer un detalle de los gastos pormenorizado para que tengas siempre toda la información financiera a tu alcance.
3 aspectos que destacamos:
- Ofrece información detallada de todos los balances
- Emite alertas ante deudas impagadas
- Sincroniza varias cuentas bancarias
2. Quipu
Es enormemente eficiente a la hora de almacenar toda la información relativa al cliente, sobre todo en lo relativo a la documentación. Permite automatizar tareas como la emisión de facturas o la confección de tickets, además de incluir un lector capaz de extraer datos a partir de una fotografía de un documento.
La vista del cliente incluye funcionalidades propias de un programa de facturación, pudiendo aprovecharlo para optimizar el rendimiento de todo el equipo contable.
Esto permite gestionar de manera mucho más eficiente los movimientos y transacciones de los clientes, teniendo a mano toda su documentación y ofreciendo las herramientas necesarias para trabajar de manera mucho más eficiente.
3 aspectos que destacamos:
- Mantiene la documentación actualizada
- Apuesta por la conciliación bancaria
- Informa sobre las actividades de clientes
3. A3Asesor
Es un programa dos en uno realmente completo, ya que incluye herramientas de asesoría fiscal y contable lo suficientemente completas como para contar con una solución ajustada a cualquier tipo de despacho.
Dentro del programa puedes incluir las versiones de software de A3 que tengas contratadas para ampliar las funcionalidades de la herramienta en su conjunto, como el módulo de nóminas, de fiscalidad o el de conciliación bancaria, además, de poder automatizar la confección de recibos y facturas.
3 aspectos que destacamos:
- Compatible con el resto de módulos de A3
- Eficaz en contabilidad, fiscalidad y tareas repetitivas
- Incluye 7 espacios para añadir softwares complementarios
4. Sage 50cloud Asesor
Pensado para ayudar a toda asesoría a despegar durante los primeros meses de vida, esta versión para recién iniciados cuenta con todo lo necesario para poder aumentar el volumen de clientes y automatizar las tareas en el proceso de crecimiento.
Sus herramientas están muy enfocadas al ámbito contable y fiscal, ofreciendo visibilidad completa del estado de las empresas y elaborando informes financieros con validez legal para entregar a los clientes.
Desglose de gastos, inversiones, grabaciones de impuestos y gastos asociados quedan reflejados en cada factura e informe, pudiendo además crear carpetas y expedientes en caso de querer almacenar los registros y las incidencias que puedan producirse en algún momento de tu trayectoria.
3 aspectos que destacamos:
- Permite llevar al día los impuestos de los clientes
- Elabora informes con validez legal
- Está pensado para los recién iniciados
Web oficial de Sage 50cloud Asesor
5. NCS Asesor
Adopta también una estructura modulada que le permite ser personalizado para adaptarse a las necesidades de cada asesoría en concreto. Ofrece aplicaciones para que el despacho pueda gestionar las cuentas de sus clientes en el área contable y laboral, siendo una herramienta ideal para gestionar la facturación, la contabilidad y la información en el despacho.
Integra una herramienta de asesoría complementaria que permite organizar los módulos en función de la carga de trabajo, la división departamental o cualquier otro parámetro en función de las necesidades de la asesoría, facilitando la obtención de informes y expedientes.
Eso sí, en cuanto a interfaz se ha quedado un tanto obsoleta, pero sigue siendo bastante intuitiva de manejar y no presenta esquemas complicados que dificulten su manejo.
3 aspectos que destacamos:
- Con programa de facturación
- Su estructura por módulos, muy personalizable
- Útil en el campo contable y laboral
6. Diagram
Se trata de un software para asesorías integral que organiza las distintas áreas del despacho en productos, facilitando el acceso a determinados materiales en función de su catalogación: de facturación, de contabilidad, laboral…
Además, Diagram viene de serie con Portal Asesor, una plataforma específicamente diseñada para ordenador y una aplicación acompañante compatible con smartphones, para gestionar los documentos en cualquier parte y momento del día.
Herramientas de control horario, de gestión de vacaciones, de asesoría fiscal… Diagram es uno de los programas más completos y eficientes para el ámbito laboral de la asesoría, permitiendo automatizar todas las tareas relativas a la asesoría contable, financiera y fiscal.
3 aspectos que destacamos:
- Optimiza la organización de materiales y documentos
- Cubre todas las necesidades de asesoría
- Con app para móviles y PC
7. Sudespacho
Funciona de manera íntegra en la nube, lo que facilita las labores de almacenamiento y guardado de documentos y archivos de todo tipo, optimizando el funcionamiento de la infraestructura informática de la asesoría y ofreciendo todo lo necesario para cubrir las necesidades más elementales del negocio.
Ofrece una visibilidad 360º para que puedas llevar las cuentas de tus clientes al día y conocer el estado de la actividad del despacho en todo momento. Y viene de serie con módulos, pudiendo personalizar su estructura para aglutinar todo lo necesario en tu CRM. Es compatible con las aplicaciones de Dropbox y todo el ecosistema de Google.
3 aspectos que destacamos:
- Funciona 100% en la nube
- Crea copias de seguridad automáticamente
- Compatible con Google y Dropbox
8. Ekon
Su premisa es similar al del programa anterior, ya que también apuesta por funcionar en la nube de manera exclusiva, pero reduce el esquema de módulos para reducirlo solo a cuatro.
Es una buena manera de simplificar la interfaz principal, teniendo a mano únicamente la información que es verdaderamente necesaria, por lo que es perfecto para asesorías que no quieran complicarse con el uso de un programa demasiado complejo o que cuente con funciones secundarias demasiado numerosas.
Contabilidad, fiscalidad y finanzas son los tres pilares fundamentales de este software, que cuenta con todo lo necesario para ofrecer soluciones integrales a asesorías pequeñas y medianas. Y dispone de un gestor interno de asesoramiento, que permite poner a disposición de quien lo necesite informes de seguimiento acerca de las actividades internas del despacho.
3 aspectos que destacamos:
- Su funcionamiento, íntegramente en la nube
- Con soluciones de contabilidad, fiscalidad y finanzas
- Su funcionamiento de seguimiento interno
Nuestra recomendación para que te hagas con el software para asesorías más completo
Todas las herramientas informáticas de asesoría cuentan con los mismos principios: la integración total de algoritmos y programas que maximicen el rendimiento del despacho, la automatización de tareas rutinarias y la monitorización constante de las actividades de todo el equipo.
Un software para asesorías se encarga de automatizar las labores propias de estos despachos, pero algunas cuentan con funciones específicas de monitorización que conviene que tengas en cuenta.
Sin embargo, esto no quiere decir que debas elegir uno al azar: es indispensable que pienses bien cuál de todos se adapta mejor al trabajo de tu despacho y qué es lo que puede aportarte cada uno. Para que tengas en mente en qué debes fijarte a la hora de hacer tu elección, vamos a hablarte sobre una serie de aspectos que debes considerar antes de hacer tu elección definitiva.
1.- Ajusta la envergadura del programa a la de tu despacho. Hay tantos tipos de programas de asesoría como clases de despacho, y precisamente por eso debes esforzarte en encontrar el programa que más se adapte a las características de tu negocio.
De nada te servirá un software potente y con cantidad de módulos si tu despacho únicamente necesita automatizar un par de tareas, y lo mismo ocurre a la inversa. Por eso, ten presente que necesitarás contar con una herramienta cuyas funcionalidades se ajusten lo máximo posible a las carencias de tu asesoría.
2.- Monitorización sí, pero controlada. Los módulos de seguimiento pueden ser muy útiles para estudiar la evolución de tu gestoría y elaborar informes internos de rendimiento, pero su alcance debe ser limitado y nunca deben condicionar las actividades de tu despacho. Por eso, la monitorización debe ser controlada y no conviene obsesionarse con ella: su objetivo es únicamente proporcionar una visión global del rendimiento de tu despacho.
3.- Si puedes trabajar en la nube, mucho mejor. Por cuestiones de espacio y de eficiencia, trabajar en un soporte basado en cloud siempre será la mejor alternativa a las tradicionales instalaciones de software.
La velocidad y estabilidad que te pueden proporcionar los servidores de los servicios en la nube no se pueden comparar con las cifras pico de tu equipo, por muy puntero que sea. Por tanto, nuestra recomendación es trabajar siempre en una plataforma que sea compatible con la subida de información a la nube.
Por otro lado, ten en cuenta que la nube es invulnerable a los accesos no autorizados y a la sustracción de información, además de crear y guardar de manera automática copias de seguridad de todos tus ficheros, por lo que podrás tener la seguridad de que nunca pierdes información.
Funciones comunes a todos los software para asesorías
Aunque todos incluyen más o menos las mismas funcionalidades y su estructura modulada es muy similar entre sí, algunos programas de asesoría tienen características únicas para actividades más concretas, como la gestión de documentación, la emisión de informes y facturas o el envío de alertas en todo lo relativo a la fiscalidad. Pero, básicamente, encontrarás estas funciones en todo programa de software que utilices:
La función de un software de asesoría es la de automatizar las labores contables, fiscales y financieras, además de gestionar de manera adecuada la documentación de sus clientes.
1.- Monitorización de actividades. A nivel interno, un software de asesoría permite también conocer la efectividad de las labores del día a día, a lo que puede ayudar la herramienta de gestión interna incluida en algunas versiones de estos programas. Su eficacia es muy elevada, ya que proporciona un valioso feedback a todo el equipo involucrado.
2.- Elaboración de informes. Lo mejor de estos programas es que automatizan las tareas rutinarias, como la emisión de tickets, alertas e informes, siendo estos últimos los documentos más importantes y complejos de cuantos se manejan en una asesoría.
Dejar en manos de un programa informático su confección permite ahorrar una gran cantidad de tiempo, maximizando la eficacia de las labores de todo el equipo y mejorando la posición del despacho dentro del sector.
3.- Gestión de documentos. Mantener a buen recaudo los documentos enviados por clientes y los emitidos por el propio despacho es fundamental para preservar la intimidad tanto de la propia parte contratante como del equipo involucrado en las labores de asesoría.
Un buen gestor de documentos permite organizar los archivos de manera más eficiente, evitando las fugas de información y proporcionando al despacho la seguridad de mantener a salvo todos los documentos que han pasado en algún momento por él.
Ventajas de utilizar un software para asesorías
Aparte de automatizar todos los procesos propios de una asesoría, estos programas son capaces de optimizar el funcionamiento interno del despacho al proporcionar las herramientas necesarias para trabajar de manera mucho más ágil, eficiente y dinámica.
Incorporar un software de asesoría al despacho permite dinamizar las labores, realizarlas en la mitad de tiempo y automatizar la confección de informes y el almacenamiento de la información.
Las ventajas asociadas al uso de un software para asesorías son muy diversas y dependerán en buena medida tanto de las características de la propia asesoría como del método de trabajo implementado. Algunas de estos beneficios los podrás encontrar a continuación:
1.- Reduce el tiempo requerido por tarea. Es lo que tiene la automatización, que permite llevar a cabo las tareas rutinarias en menos tiempo sin tener que realizarlas nosotros. Esto es especialmente útil para las labores que se necesitan hacer a diario, semanalmente o de manera mensual, descargando de faena al equipo involucrado del despacho.
2.- Mejora el funcionamiento interno de la asesoría. Al incluir herramientas de seguimiento, los programas pueden ofrecer datos que permitan al equipo directivo a tomar medidas que fomenten la dinamización del trabajo, además de proporcionar una visión en conjunto del rendimiento de la empresa.
3.- Proporciona un valioso feedback. Hacer un seguimiento de las tareas de la asesoría permite anticiparse a los problemas, tomar medidas más eficaces y hacerlo en menos tiempo, por eso estos programas cuentan con una gran aceptación entre las principales asesorías del momento.
